Avis 20173435 Séance du 14/12/2017

Monsieur X,X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 septembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Tordères à sa demande de communication de préférence par courriel, de documents relatifs à l'arrêté municipal du 28 octobre 2010 restreignant la circulation : 1) les documents techniques et les avis entrainant la décision ; 2) l'affichage ou la publication de cet arrêté ; 3) le procès-verbal d'affichage de cet arrêté ; 4) la preuve de dépôt ou de l'envoi en préfecture ; 5) la page récapitulative du registre des arrêtés municipaux de 2010 ; 6) la décision du conseil municipal préalable à l'arrêté. En réponse à la demande, qui lui a été adressée, le maire de Tordères a indiqué à la commission que les documents mentionnés aux points 1), 3), 4) et 6) n'existent pas dans la mesure où, en premier lieu, la commune n'a pas établi de documents techniques et n'a pas d'avis écrits, les conseils pris auprès du service des routes du département ayant été fait par un échange téléphonique, en deuxième lieu, la commune n'établit pas de procès verbal d'affichage des arrêtés, en troisième lieu, la commune a appliqué la tenue des pages récapitulatives du registre des arrêtés municipaux en 2011, et en quatrième lieu, il n'y a pas eu de délibération préalable à l'arrêté du 28 octobre 2010. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ces points. S'agissant du document mentionné au point 2), le maire de Tordères a indiqué à la commission que l'affichage de l'arrêté a été fait dès son retour du contrôle de légalité de la préfecture sur le panneau d'affichage extérieur de la mairie et a été annoncé dans le procès verbal du conseil municipal du 07/12/2010 dans les "questions diverses", lequel a été affiché sur le panneau d'affichage extérieur de la mairie. La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle constate en l’espèce que le point 2), dès lors que la preuve de l'affichage ou du dépôt n'est pas matérialisée, tend à l’élaboration d’un nouveau document, qui ne peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant. Elle déclare donc la demande d’avis également irrecevable sur ce point. S'agissant du document mentionné au point 4), le maire de Tordères a informé la commission que le tampon de la préfecture de l'arrêté est la preuve de dépôt, d'où en découle la preuve de l'envoi. La commission estime que ce document, dans sa version tamponnée est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.