Avis 202400190 Séance du 15/02/2024

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 janvier 2024, à la suite du refus opposé par la rectrice de l'académie de Grenoble à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) la liste anonymisée des promouvables 2020, 2022, 2023 avec leurs points, leur échelon ; 2) la liste des promus 2020, 2022, 2023 ; 3) précisez si à échelon équivalent, des agents avec un avis excellent ont été promus au cours des dernières années ; 4) les critères retenus de priorisation de la promotion pour la liste 2023 ; 5) tous les échanges de mails, courriers concernant son entretien professionnel et sa carrière et les échanges qui en suivirent avec Monsieur X, ainsi que les mails reçus et envoyés par Monsieur X vers d'autres services de l’Éducation nationale notamment auprès de l'inspection académique concernant son dossier. La commission rappelle, d'une part, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). En revanche, la commission considère de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, publié aux Tables, que constituent des documents administratifs au sens de ces dispositions les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. La commission précise, à ce titre, que les informations demandées doivent pouvoir être obtenues par un traitement automatisé de données, sans retraitements successifs, en particulier par des interventions manuelles. Elle estime également que, lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d'un fichier informatique, faire l'objet de requêtes informatiques complexes ou d'une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l'usage courant pour lequel le fichier informatique dans lequel elles sont contenues a été créé, l'ensemble des informations sollicitées ne peut alors être regardé comme constituant un document administratif existant (avis n° 20222817, 20222850 et 20222936 du 23 juin 2022). Une demande portant sur la communication d'un tel ensemble d'informations doit dès lors être regardée comme tendant à la constitution d'un nouveau document (Conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013) et, par suite, être déclarée irrecevable. La commission considère, d'autre part, que les listes des agents promouvables, c'est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, ainsi que celles des agents ayant obtenus une promotion, sont communicables, dès lors qu'elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir ni aucune information relative à la vie privée (telle la date de naissance). Elle précise que le grade et l’échelon des agents, leur matricule, ainsi que les dates d'ancienneté dans le corps ou l’échelon, et la date de recrutement, ne sont pas couverts par ces secrets et sont librement communicables à toute personne en faisant la demande. En l'espèce, la commission estime que les listes d’agents promouvables telles que soumises aux CAP sont communicables à toute personne qui en fait la demande, après occultation le cas échéant des seules mentions couvertes par le secret de la vie privée et de celles relatives à l’’appréciation du mérite des agents. La commission comprend que si les listes sollicitées au point 1) de la demande ont été communiquées à Madame X, ces dernières ne comportaient pas les points et échelons. En application des principes qui précédent, la commission émet un avis favorable à la communication des listes sollicitées au point 1). La commission observe par ailleurs que le document sollicité au point 2) a été communiqué à Madame X par courrier du 11 janvier 2024. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point. La commission estime en outre que les documents sollicités au point 3) et 4) sont communicables sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que le document sollicité au point 3) puisse être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant. Enfin, la commission estime que les documents sollicités au point 5) sont communicables à Madame X sur le fondement de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet dès lors un avis favorable à la communication des points 3) à 5) de la demande.