Avis 20227770 Séance du 26/01/2023

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 décembre 2022, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil départemental de Vaucluse à sa demande de communication d'une copie, par courrier électronique ou lien de téléchargement, des documents suivants : 1) la délibération n° 2017‐392 du 22 septembre 2017 du conseil départemental de Vaucluse ; 2) la délibération n° 2001‐704 du 12 octobre 2001 du conseil départemental de Vaucluse ; 3) la délibération n° 2002‐001 du 28 janvier 2002 du conseil départemental de Vaucluse ; 4) la demande d'autorisation pour l'installation d'une passerelle sur le Rhône sur la commune de Sauveterre, présentée le 7 janvier sous la forme d'une évaluation des incidences « Natura 2000 » par la présidente du conseil départemental de Vaucluse ainsi que l'ensemble de ses annexes. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente du conseil départemental de Vaucluse a informé la commission que les délibérations sollicitées font l'objet d'une diffusion publique en ligne. Elle relève cependant que l'adresse exacte où ces documents pourraient être trouvés n'a pas été précisée. En l'état des informations dont elle dispose, la commission considère par suite que la demande ne porte pas sur des documents ayant fait l'objet d'une diffusion publique au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration (CRPA). La commission rappelle qu’il résulte de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil général, des arrêtés du président, ainsi que des budgets et comptes du département. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission relève, en outre, que les documents sollicités, compte tenu de son objet, contiennent des informations relatives à l'environnement, relevant par suite du champ d'application des dispositions du code de l'environnement. Elle estime que ces informations sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement, sous réserve, le cas échéant, des occultations nécessaires à la protection des intérêts énumérés à l'article L124-4 de ce dernier code. En application de ces principes, la commission considère que les documents demandés en l'espèce sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous les réserves et dans les conditions rappelées ci-dessus. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En revanche, si elle y procède, les documents doivent être mis à disposition sous forme électronique dans un format réutilisable. En l’espèce, la commission émet un avis favorable à la mise à disposition par voie électronique des documents sollicités dans un format réutilisable, à la condition que ces documents existent sous forme électronique. La commission comprend de la réponse du département de Vaucluse que tel n’est pas le cas de l’ensemble des documents sollicités par Monsieur X. La commission observe par suite que le conseil départemental de Vaucluse est fondé à adresser au demandeur une copie papier des documents non disponibles sous forme électronique. La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En l’espèce, l’invitation adressée à Monsieur X à venir consulter sur place et à sélectionner les documents dont il souhaitera obtenir copie, pour les seuls documents qui ne seraient pas disponibles sous forme électronique, apparaît adaptée pour permettre au conseil départemental de Vaucluse de répondre à l’ensemble de ses demandes.