Avis 20225900 Séance du 03/11/2022

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire d'Emmerin à sa demande de copie, de préférence par courrier électronique, ou, à défaut, par voie postale, des documents suivants concernant la propriété (parcelle cadastrée X) acquise par son client, située X sur le territoire de la commune : 1) les pièces du plan local d'urbanisme intercommunal applicable à la zone sur laquelle le terrain est situé, avant l'entrée en vigueur du plan local d'urbanisme intercommunal (PLUI) adopté par délibération du 19 février 2021 de la communauté urbaine métropole européenne de Lille (comprenant les modifications successives pour la période 2014 à 2019) ; 2) l'ensemble des pièces collectées pour l'instruction des autorisations ou refus d'autorisations délivrés sur le fondement du code de l'urbanisme concernant cette parcelle ; 3) les dossiers de demande de permis de construire ou d'aménager, les dossiers de déclarations de travaux, les arrêtés ou décisions d'autorisation ou refus pris sur ces dossiers s'agissant des parcelles cadastrées X à X, X, X, X, X, X, X à X, X, X, X, X, X, X, X et X situées le long des voies rue X, rue de X, rue du X et rue X; 4) toutes les pièces relatives à la construction de la liaison intercommunale Nord-Ouest sur le territoire de la commune. En l’absence de réponse exprimée par le maire d'Emmerin à la date de sa séance, la commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un plan local d'urbanisme (PLU) ou à un plan d’occupation des sols (POS), soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du code des relations entre le public et l'administration. Si les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, l'approbation du PLU ou du POS lève tout secret sur les pièces du dossier qui n'auraient pas été révélées au public lors des précédentes phases de la procédure. La commission émet donc un avis favorable aux point 1). La commission estime en outre que les documents produits et reçus par l'administration en matière d'autorisations individuelles d'urbanisme, tels que les permis de construire, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique à tous les documents qu'il contient, qu'ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l'administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, le cas échéant après occultation des mentions relevant notamment de la vie privée en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, et qu'ils ne revêtent plus un caractère préparatoire. La commission émet donc, sous les réserves précitées et sous réserve que l’administration puisse identifier les documents sollicités, un avis favorable aux points 2) et 3) de la demande. La commission rappelle, ensuite, que l'article L124-2 du code de l'environnement qualifie d'informations relatives à l'environnement toutes les informations disponibles, quel qu'en soit le support, qui ont notamment pour objet : « 1º L'état des éléments de l'environnement, notamment l'air, l'atmosphère, l'eau, le sol, les terres, les paysages, les sites naturels, les zones côtières ou marines et la diversité biologique, ainsi que les interactions entre ces éléments ; 2º Les décisions, les activités et les facteurs, notamment les substances, l'énergie, le bruit, les rayonnements, les déchets, les émissions, les déversements et autres rejets, susceptibles d'avoir des incidences sur l'état des éléments visés au 1º ; 3º L'état de la santé humaine, la sécurité et les conditions de vie des personnes, les constructions et le patrimoine culturel, dans la mesure où ils sont ou peuvent être altérés par des éléments de l'environnement, des décisions, des activités ou des facteurs mentionnés ci-dessus (….) ». Selon les articles L124-1 et L124-3 du même code, le droit de toute personne d'accéder à des informations lorsqu'elles sont détenues, reçues ou établies par les autorités publiques ou pour leur compte, s'exerce dans les conditions définies par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve des dispositions du chapitre IV du titre II du livre Ier du code de l'environnement. A cet égard, les articles L124-4 et L124-5 précisent les cas dans lesquels l'autorité administrative peut rejeter une demande d'information relative à l'environnement, au nombre desquels ne figure pas le caractère préparatoire du document ou des informations. En l'espèce la commission estime que les documents sollicités au point 4), dont elle n'a pas pu prendre connaissance, sont susceptibles de contenir des informations relatives à l'environnement, relevant par suite du champ d'application de ces dispositions. Elle en déduit que ces documents sont communicables au demandeur en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, et, s'agissant d'informations relatives à l'environnement, sur le fondement de l'article L124-1 et suivants du code de l'environnement, après occultation, le cas échéant, des mentions couvertes par les secrets protégés par l'article L311-6 du du code des relations entre le public et l'administration. En conséquence, la commission émet un avis favorable sous ces réserves au point 4) et rappelle que si le maire d'Emmerin ne détient pas les documents sollicités, il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir et d’en aviser Maître X. Enfin, la commission rappelle à toutes fins utiles, d'une part, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. D'autre part, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l’administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, celle-ci est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.