Avis 20216808 Séance du 16/12/2021

Maître X, pour l'association « X », a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 octobre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Mont-de-Marsan à sa demande de copie des documents suivants relatifs au projet de réhabilitation de l'ilôt Nouvelles Galeries : 1) les notes de synthèse et l'ensemble des pièces communiquées aux conseillers municipaux relatives à la vente à la société X (délibération 2021070152) et à l'appel à projet (délibération 2021070150) ; 2) l'avis de la commission d'aménagement urbain du 30 juin 2021 ; 3) les dossiers de candidatures et d'offres des différents participants à l'appel à projet ; 4) les pièces de la consultation, le cahier des charges, et tout document relatif à l'appel à projet (fixant l'objet du projet, les modalités de candidatures et d'offres, les critères de choix) ; 5) les pièces transmises aux différents candidats au fur et à mesure de l'avancement de la procédure ; 6) les procès-verbaux de toutes les réunions des jurys, des comités techniques, entre le lancement de la procédure d'appel à projet et son achèvement ; 7) les pièces relatives à la composition des jurys, des comités techniques ; 8) le tableau d'analyse des candidatures et des offres ou document équivalent ; 9) le tableau chronologique des différents événements, et les procès­ verbaux y afférents (examen des candidatures, des offres : qui?, quand?, comment?) ; 10) les échanges entre les candidats et la collectivité, relatifs notamment au contenu du projet, à la consistance du programme, au prix, aux garanties, etc. ; 11) les avis recueillis sur le projet (ABF notamment) ; 12) la convention « Action cœur de ville » signée et ses avenants ; 13) le procès-verbal d'évaluation intermédiaire et final de la convention ; 14) la consultation antérieure au programme « Cœur de Ville » (résultat de la consultation publique et des questionnaires adressés aux commerçants, résultats de la consultation numérique citoyenne, résultat de la consultation sur les Nouvelles Galeries, procès-verbaux et/ou compte rendu des groupes de travail, etc. ; 15) la déclaration d'utilité publique du 8 octobre 2012 ; 16) l'abrogation de la déclaration d'utilité publique (DUP) du 17 mai 2016 ; 17) les études sur les besoins en hôtellerie, notamment l'étude de la banque des territoires dont la conclusion a été lue en conseil municipal. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Mont-de-Marsan a indiqué à la commission que l'offre du candidat retenu occultée des éléments financiers détaillant cette offre, couverts par le secret des affaires, la note de synthèse, qui figure dans le corps des délibérations, le dossier de consultation initiale et les modifications apportées au cours de la procédure de mise en concurrence, les procès-verbaux du jury des 10 décembre et 20 avril 2021, les délibérations relatives à la composition du jury, la convention action cœur de ville signée, la déclaration d'utilité publique du 8 octobre 2012 et son abrogation du 17 mai 2016 ont été communiqués au demandeur par courrier du 20 octobre 2021, dont une copie lui est jointe. La commission, qui comprend que ces éléments sont susceptibles de correspondre aux points 1), 4), 7), 12), 15) et 16), ainsi qu'à une partie du point 3) déclare dès lors, la demande d'avis sans objet dans cette mesure. S'agissant du point 6), le maire de Mont-de-Marsan a informé la commission avoir transmis le procès-verbal du jury à Maître X. Celle-ci a cependant indiqué à la commission qu'elle considérait que ce document lui avait été transmis dans une version excessivement occultée. La commission, qui n'a pas pris connaissance du document dans son intégralité, déclare la demande sans objet sur ce point, sous réserve que les occultations effectuées se limitent strictement aux mentions protégées par le secret des affaires, conformément à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant du point 11), le maire de Mont-de-Marsan a indiqué à la commission avoir communiqué l'avis de l'architecte des bâtiments de France. La commission ne peut ainsi que déclarer ce point de la demande sans objet dans cette mesure. Maître X a cependant indiqué à la commission que la communication de cet avis n'avait pas épuisé ce point de sa demande. La commission, qui en prend note, considère que si le maire de Mont-de-Marsan détient d'autres documents correspondant à ce point, ceux-ci sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable dans cette mesure, sous réserve de l'existence de tels documents. S'agissant du document mentionné au point 2) : La commission estime que ce document administratif, s'il existe, est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'il ait perdu son caractère préparatoire à une future décision administrative. Elle émet sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. S'agissant du document mentionné au point 14) : La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime que les documents relatifs à la consultation antérieure au programme cœur de ville, s'ils existent, sont communicables au demandeur en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités, s'ils sont annexés à une délibération du conseil municipal, ou, à défaut, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, dans ce dernier cas, de l'occultation des éventuelles mentions protégées par l'article L311-6 de ce code, en particulier le secret des affaires et le secret de la vie privée. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande. S'agissant du document mentionné au point 17) : La commission comprend des observations du maire de Mont-de-Marsan que ces documents, établis par des tiers, ne lui ont pas été adressés et ne revêtent, dès lors, pas le caractère de documents administratifs. Elle se déclare, par suite, incompétente sur ce point. S'agissant du surplus : La commission rappelle que l’appel à projet n’est pas une procédure formalisée définie et encadrée par le législateur ou le pouvoir réglementaire à l’instar des contrats de la commande publique mais une procédure de consultation préparatoire définie par la collectivité publique dans le but de sélectionner différents projets avant de conclure une convention. La commission estime, que les documents se rapportant à la procédure d’appel à projets qu'une collectivité publique peut décider d’organiser, alors même qu’elle n’y serait pas légalement tenue, constituent des documents administratifs soumis au droit d’accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle sa position constante selon laquelle (conseil n° 20120845 du 8 mars 2012, avis n° 20160147 du 3 mars 2016) le droit de communication, dont bénéficient tant les candidats non retenus que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s’exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, aux rapports d’évaluation, au chiffre d’affaires, aux bilans financiers et aux coordonnées bancaires du candidat. Lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents administratifs, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des spécificités propres à chaque appel à projet, l'offre détaillée de l'organisme retenu est communicable, alors que seules les orientations générales définies par les candidats non retenus pour répondre aux exigences du cahier des charges sont communicables (conseils n° 20120845 et 20120849 du 8 mars 2012). La commission précise en outre que les notes et classements des candidats non retenus ne sont communicables qu'à ceux-ci, chacun en ce qui le concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations du lauréat de l’appel à projet sont librement communicables. En l'espèce, la commission relève que le maire de Mont-de-Marsan s'oppose à la communication du tableau d'analyse des candidatures et des offres, des notes, des classements et appréciations des candidats non retenus en faisant valoir que ces éléments ne sont communicables qu'aux entreprises concernées, chacune en qui la concerne. Le maire de Mont-de-Marsan a par ailleurs indiqué, dans sa réponse, que les dossiers de candidatures et des offres des candidats non retenus sont également couverts par le secret des affaires. La commission en prend note et estime que ces éléments, couverts par le secret des affaires ne sont pas communicables au demandeur. Elle émet un avis défavorable sur ces points. Elle estime, en revanche, que les notes, classements et éventuelles appréciations du lauréat de l’appel à projets sont en principe librement communicables. De même, les autres documents sollicités, s'ils existent, sont communicables au demandeur, sous réserve de l'occultation ou de la disjonction des éléments couverts par le secret des affaires. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.