Avis 20215889 Séance du 25/11/2021

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 octobre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Morne-à-l'Eau à sa demande de copie, à ses frais, selon les tarifs fixés par la délibération du conseil municipal, laquelle sera jointe pour information, des documents suivants : 1) le cahier des charges de l'audit organisationnel et des conseils réalisés par l'entreprise X ; 2) le marché de prestations signé ; 3) la liste des consultants ayant réalisé l’audit ; 4) le rapport de l’audit réalisé par l’entreprise X ; 5) les dates des séminaires réalisés dans le cadre de l’audit et la liste des participants ; 6) la vacance d'emploi de directeur général des services envoyée au centre de gestion ; 7) la publicité de la vacance faite par le centre de gestion ; 8) le tableau des effectifs de la commune de Morne-à-l'Eau au titre des années 2020-2021 ; 9) le dernier organigramme voté par le conseil municipal ; 10) l'arrêté de nomination du directeur général des services actuel ; 11) l'arrêté accordant la nouvelle bonification indiciaire au directeur général des services et aux directeurs généraux adjoints des services en poste ; 12) l'arrêté de nomination de l'actuel directeur général des services dans son dernier emploi occupé avant sa nomination de directeur général des services ; 13) la délibération du conseil municipal fixant le régime indemnitaire ; 14) l'arrêté fixant le régime indemnitaire du directeur général des services et des directeurs généraux adjoints des services. La Commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l’absence de réponse exprimée par le maire de Morne-à-l'Eau à la date de sa séance, la Commission rappelle, en premier lieu, qu'une fois signés, les marchés publics ainsi que les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret de la vie privée et du secret des affaires, protégés par les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur les points 1) et 2). La Commission rappelle, en deuxième lieu, qu'un rapport d'audit revêt le caractère d'un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à l’un des secrets mentionnés à l’article L311-6 du même code, à condition qu’il soit achevé, c'est-à-dire remis à son commanditaire, et qu'il soit dépourvu de caractère préparatoire. Sur ce point, elle précise qu’un tel rapport ne peut revêtir un caractère préparatoire au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration que lorsqu'il est destiné à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre. Dans un tel cas, le caractère préparatoire d’un rapport s’oppose en principe à la communication immédiate de l’ensemble de son contenu, à moins, toutefois, que les éléments de ce rapport préparant une décision ultérieure ne soient divisibles de ses autres développements. La Commission précise, en outre, que les analyses financières prospectives à caractère général, qui font par exemple état de l'évolution possible des finances locales sur plusieurs années au regard de différents scénarios, ne sauraient revêtir un tel caractère, pas plus qu'une étude rétrospective. En revanche, une étude relative aux incidences sur les finances locales d'un projet précis peut conserver un caractère préparatoire aussi longtemps qu'il n'a pas été décidé d'adopter ce projet ou que l'autorité administrative n'y a pas manifestement renoncé. En l'état des informations portées à sa connaissance, la Commission n'est pas en mesure d'apprécier si le rapport d'audit dont la communication est sollicitée, dont elle n'a pas pu prendre connaissance, présente un caractère préparatoire. Dans ce cas, elle ne pourrait qu'émettre un avis défavorable à la demande. Elle précise toutefois qu'une fois qu'il aurait perdu son caractère préparatoire, ce rapport serait communicable, à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des mentions qui porteraient atteinte à l’un des intérêts protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Si en revanche ce rapport ne présente pas un caractère préparatoire à une décision déterminée, la Commission estimerait que ce document est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à l’un des secrets mentionnés à l’article L311-6 du même code. Dans cette seconde hypothèse, la Commission émettrait un favorable à la demande. La Commission émet donc, sous l'ensemble de ces réserves, un avis favorable sur le point 4). La Commission relève par ailleurs que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 3) et 5) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements. S'agissant des points 10), 11), 12) et 14), la Commission rappelle d'abord que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, des arrêtés de nomination, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La Commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, etc) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de ces dispositions. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la Commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. La Commission rappelle également que les arrêtés fixant individuellement le montant des primes, lorsque celles-ci comportent une part modulable en fonction de la manière de servir, font apparaître un jugement de valeur sur les agents concernés. Dans une telle hypothèse, ces arrêtés ne peuvent être communiqués qu'après occultation de la mention du nom des intéressés et, le cas échéant, des autres mentions permettant d'identifier la personne concernée. La Commission précise également que lorsque le nombre d'agents susceptibles de bénéficier d'une telle prime est très faible, il convient de refuser la communication de ces arrêtés et rappelle enfin que ces réserves s'appliquent y compris lorsque les documents demandés sont communicables en application de de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La Commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des documents visés aux points 10), 11), 12) et 14). La Commission estime enfin que les documents mentionnés aux points 9) et 13) sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Les documents sollicités aux points 6) à 8) sont, quant à eux, communicables en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points.