Avis 20201243 Séance du 10/09/2020

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 mai 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Subligny à sa demande de communication, par mail, des dossiers des ouvrages exécutés (DOE), notamment les plans de récolement, relatifs aux travaux publics de réhabilitation du presbytère en bar-restaurant « le Saint‐Romble », prévus au chapitre A.16 des cahiers des clauses techniques générales (CCTG) et remis par le maître d’œuvre. La commission estime que les dossiers des ouvrages exécutés, comprenant notamment les plans de récolement, relatifs à des travaux de réhabilitation d'un bien immobilier communal, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet un avis favorable à la demande et prend note de l'intention manifestée, conformément à la réponse de l'administration, de procéder prochainement à la communication des documents sollicités. En ce qui concerne les modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle relève que le maire de Subligny a en dernier lieu invité Madame X, par un courriel du 25 juillet 2020, à venir retirer les documents sollicités dans ses services, enregistrés sur une clé USB mise à sa disposition gratuitement. La commission déduit de cette modalité de communication que l'envoi par messagerie électronique n'est techniquement pas possible et, dans la mesure où Madame X n'a pas répondu à la demande de retrait sur place, invite le maire de Subligny, le cas échéant moyennant les frais d'envoi, à adresser la clé USB préparée à l'adresse postale de cette dernière.