Conseil 20192563 Séance du 06/06/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 6 juin 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un administré, des documents suivants : 1) un extrait du registre des actes de la mairie mentionnant la date d'affichage du compte rendu du conseil municipal du 2 avril 2019 2) à défaut, d'un certificat d'affichage ; 3) le contrat de location des ateliers municipaux à une société. S'agissant des documents mentionnés aux points 1) et 2), la commission rappelle que l’affichage des procès-verbaux des délibérations du conseil municipal est entièrement régi par les dispositions du code général des collectivités territoriales, notamment son article L2121-25, et ne relève pas de celles du code des relations entre le public et l'administration (CE, n° 316668, Commune de Maillerontcourt Saint-Pancras, 2 juin 2010). Elle n'est donc pas compétente pour se prononcer sur ces deux points de la demande. S'agissant ensuite du document mentionné au point 3), la commission, qui n'a pas pu consulter le bail en question, rappelle que la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique a inséré dans le code des relations entre le public et l'administration un article L300-3 en vertu duquel les dispositions de ce code relatives à l'accès aux documents administratifs, à la réutilisation des informations publiques et à la compétence de la commission d'accès aux documents administratifs s'appliquent également aux documents relatifs à la gestion du domaine privé de l'État et des collectivités territoriales. Il ressort des travaux parlementaires relatifs aux amendements, à l'Assemblée nationale puis au Sénat, dont sont issues ces nouvelles dispositions, qu'elles ont pour objet de faire entrer dans le champ du droit d'accès et de la compétence de la commission les documents produits ou reçus par les autorités administratives et relatifs à la gestion du domaine privé de l'État et des collectivités locales, alors même que cette gestion n'a pas le caractère d'une mission de service public. La commission précise également que si, en principe, les actes notariés et d'état civil ne revêtent pas le caractère de documents administratifs entrant dans le champ d'application de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 (CE, 9 février 1983, X, n° 35292, rec. p. 53), devenu l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, revenant partiellement sur sa doctrine antérieure, elle considère désormais que la seule circonstance qu'une convention soit passée en la forme authentique ne saurait la soustraire au droit d'accès prévu par ce code et que lorsqu'une convention passée en la forme authentique a, d'une part, pour co-contractante une administration au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration et a, d'autre part, un objet en rapport direct avec l'exercice de missions de service public ou en relation avec la gestion du domaine privé de l’État ou d'une collectivité territoriale, à laquelle s'appliquent, aux termes de l'article L300-3 du code des relations entre le public et l'administration, les titres Ier, II et IV du livre III du même code, cette convention entre dans les prévisions de ce code, dans la mesure qu'il détermine. La commission estime ainsi, désormais, que seuls revêtent un caractère privé, les soustrayant à sa compétence, les actes notariés ayant pour objet d'authentifier l'acte d'une personne physique ou morale de droit privé ou une convention conclue entre de telles personnes. Au bénéfice de ces développements, le contrat par lequel votre commune a donné en location des biens relevant de son domaine privé est en principe communicable à toute personne en faisant la demande, quelle qu'en soit la forme. Enfin, la commission prend acte de ce que vous faites valoir que les demandes de vos administrés peuvent vous paraître lourdes au regard de la taille de la commune. A cet égard, la commission rappelle qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. Ainsi, si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.