Avis 20181086 Séance du 14/06/2018

Monsieur X, pour le compte de X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mars 2018, à la suite du refus opposé par le préfet de la Somme à sa demande de communication d'une copie de l'ensemble des déclarations préalables pour l'installation, le remplacement ou la modification de dispositifs ou matériels qui supportent de la publicité, adressées à la préfecture depuis le 24 octobre 1996, en précisant celles qui auraient fait l'objet de sanctions administratives pour non-respect du format publicitaire. La commission estime que ces déclarations, qui se rapportent à l'affichage sur la voie publique de matériel publicitaire, revêtent un caractère administratif et sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet de la Somme a informé la commission, d'une part, qu'au-delà de leur utilité administrative de huit années, les déclarations préalables ne sont plus conservées et ne peuvent être transmises, d'autre part, que ce sont les maires dotés d'un règlement local de publicité qui sont compétents pour répondre à cette demande de communication. La commission en prend acte mais rappelle qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l'espèce, les maires en question, et d’en aviser Monsieur X. S'agissant des déclarations préalables qui sont en possession du préfet de la Somme, celui-ci a indiqué à la commission que ses services ne disposent pas d'outils permettant d'extraire facilement la liste des déclarations ayant fait l'objet d'une sanction fondée sur le non-respect des formats. La commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). En l'espèce, la commission estime que les informations sollicitées ne peuvent être obtenues par un traitement automatisé d'usage courant et supposent un travail de recherche et de synthèse des données disponibles, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l'administration de réaliser. Elle déclare en conséquence la demande irrecevable sur ce point. Enfin, le préfet de la Somme a indiqué à la commission qu’il considérait la demande de Monsieur X comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif.