Avis 20164738 Séance du 15/12/2016

Monsieur Xa saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 octobre 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Strasbourg à sa demande de copie des arrêtés municipaux et les avenants relatifs à la voirie et au stationnement concernant les rues suivantes : 1) rue du Polygone ; 2) rue Fix ; 3) rue de Bourtzwiller ; 4) rue de Thann ; 5) rue Frédéric ; 6) rue Kageneck ; 7) rue de la Manufacture de tabac. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Strasbourg a indiqué à la commission qu'il n'était pas en mesure de reproduire aisément les documents sollicités, compte tenu de leur ancienneté et, pour certains, de leur mauvais état de conservation, mais qu'en revanche, il était possible de consulter sur place les originaux. Il a en outre communiqué à la commission un extrait de l'arrêté municipal portant réglementation de la circulation de la ville et contenant l'ensemble des informations à jour et relatives aux voies concernées. La commission en prend note mais rappelle qu'il appartient à l'administration saisie de procéder directement à cette communication au demandeur. Elle considère que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, et émet donc un avis favorable. Elle précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.