Avis 20152134 Séance du 18/06/2015

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 mai 2015, à la suite du refus opposé par le président de l'Observatoire de Paris à sa demande de communication de l'entier dossier individuel de son client, y compris les documents annexes. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires sur l'application desquelles la commission n’est pas compétente pour émettre un avis. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. La commission ne disposant d'aucune information quant à une éventuelle procédure disciplinaire en cours, estime que le dossier sollicité est communicable au demandeur sur le fondement de ces dispositions. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'Observatoire de Paris a informé la commission qu'il n'avait pas opposé de refus à la demande de communication de Monsieur X, mais avait invité l'intéressé, en raison du volume de son dossier à identifier ceux des documents sur lesquels portait sa demande de copie. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission émet donc un avis favorable à la communication à Monsieur X de son dossier, selon les modalités précitées.