Avis 20144387 Séance du 11/12/2014

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Martin-d'Hères à sa demande de communication des documents suivants : 1) les comptes administratifs du budget principal, de 1993 à 2006 ; 2) les annexes de ces comptes pour les mêmes années (notamment les comptes de l'association CAL) ; 3) l'ensemble des comptes rendus de la commission enfance, gestionnaire des questions liées au CAL, depuis 1993 ; 4) la délibération du 29 septembre 1996 votée au profit du CAL ; 5) le courrier de l'association indiquant la fin du partenariat entre le CAL et la commune ; 6) les délibérations du conseil municipal depuis 2008 relative à la subvention versée à cette association. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Martin-d'Hères a informé la commission qu'il a transmis à l'intéressée, par courrier du 28 novembre 2014, la délibération mentionnée au point 4), qu'il lui a remis en main propre, le 10 novembre 2014, les délibérations mentionnées au point 6) qui ne lui avaient pas déjà été remises le 8 octobre 2014, et que le courrier mentionné au point 5) n'existe pas. La commission déclare donc sans objet la demande d'avis sur ces différents points. La commission estime que les documents mentionnés aux points 1) à 3) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ainsi que, s'agissant des comptes mentionnés au point 1), de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et, s'agissant des comptes de l'association CAL mentionnés au point 2), de l'article 10 de la loi du 12 avril 2000. La commission relève, en l'espèce, que l'administration a refusé à l'intéressé la communication d'une partie des documents sollicités en raison de leur volume excessif. Elle rappelle, à cet égard que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission émet un avis favorable à la communication des documents demandés selon les modalités précitées.