Avis 20144113 Séance du 27/11/2014

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 octobre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Placy à sa demande de communication, de préférence sur clé USB, des documents suivants alors que le maire lui propose une consultation sur place aux heures d'ouverture de la mairie : 1) le budget primitif 2014 ; 2) la facture X pour les plantations du terrain communal avec les références du mandatement ; 3) la facture du repas des aînés avec les références du mandatement. La commission, qui relève que le différend porté devant elle ne porte pas tant sur la communicabilité des documents sollicités que sur les modalités de leur communication, estime que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. S'agissant des modalités de cette communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. Le maire de Placy lui ayant fait part de son interrogation quant à la possibilité de communiquer des documents administratifs au moyen d'une clé USB, la commission précise que l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ne fait pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (cédérom, clé USB…). Il lui est toutefois loisible d’y procéder, si elle le souhaite. Dans ce cas, les frais de reproduction ne sauraient inclure le coût du support prévu à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005. La commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités, par le biais, si le maire de Placy en est d'accord, de la clé USB fournie par la demanderesse. A défaut, la commission invite cette dernière à préciser à l'administration la modalité qui a sa préférence parmi celles proposées par l'article 4 de la loi.