Avis 20143689 Séance du 30/10/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 septembre 2014, à la suite du refus opposé par maire de Montluçon à sa demande de copie, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants : 1) la délibération du conseil municipal, de l'office public d'HLM ou du conseil communautaire autorisant le maire à utiliser un ou plusieurs des véhicules suivants : Saxo 1.5 D immatriculée XXX XXX, Peugeot 607 D immatriculée XXX XXX XXX, Ford C-Max immatriculée XXX XXX XXX, Mégane immatriculée XXX XXX et Scenic GPL immatriculé XXX XXX ; 2) la délibération du conseil municipal autorisant le directeur général des services à utiliser les véhicules C-MAX immatriculé XXX XXX XXX et Citroën immatriculé XXX XXX ; 3) les autorisations de remisage à domicile précisant le nom et l'adresse du bénéficiaire ; 4) les documents suivants pour le véhicule de fonction et pour chacun des véhicules de service, pour les années 2011 à 2014 : a) les factures des achats de carburant réalisés hors du département de l'Allier  ; b) le relevé détaillé des prestations « Télépéage Liber-t » achetées au prestataire Total précisant l'heure et le lieu de chaque opération de télépéage ; c) les attestations et déclarations nominatives de souscription d'assurance automobile précisant les noms et les adresses des bénéficiaires ; 5) les pièces justificatives des dépenses, comprenant les factures, ayant fondé le bénéfice de l'indemnité pour frais de représentation pour les années 2012 et 2013 ; 6) la délibération énonçant les noms des bénéficiaires et les montants des sommes attribuées ces trois dernières années au titre de l'écrêtement des indemnités d'élus. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Montluçon, estime que les documents demandés, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et, pour les documents autres que les documents mentionnés au c) du point 4), de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales aux termes duquel "Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux". L'adresse privée des bénéficiaires d'assurance doit être occultées des attestations et déclarations mentionnées au c) du point 4) avant leur communication, conformément au II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la demande. Le maire de Montluçon ayant informé la commission qu'il avait indiqué au demandeur qu'il pouvait prendre connaissance à la mairie des "compléments directement liés a l'usage des véhicules et à l'utilisation de son indemnité annuelle de représentation", la commission précise qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission rappelle ensuite que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication ou à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.