Avis 20142878 Séance du 18/09/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 juillet 2014, à la suite du refus opposé par le Maire de La Pommeraie-sur-Sèvres à sa demande de communication des documents administratifs suivants : 1) le compte rendu de la réunion avec les associations en date du 9 juin 2011 ; 2) les plans du projet d'extension rénovation de la salle des fêtes ; 3) les chiffrages du projet établis par l'AMOA En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de La Pommeraie-sur-Sèvres a informé la commission, d'une part, que la réunion du 9 juin 2011 avec les associations était une réunion de travail rentrant dans le cadre de la réflexion engagée sur la réhabilitation des deux salles communales qui n'a pas donné lieu à compte-rendu officiel mais à la rédaction un tableau récapitulatif répertoriant les besoins exprimés par chaque association, lequel ne constituait pas un document administratif, d'autre part, que le demandeur pouvait venir consulter les plans de l'avant-projet définitif en mairie en prenant rendez-vous et, enfin, que les chiffrages établis par l'assistant à la maitrise d'ouvrage ont été validés par le conseil municipal le 7 juillet 2014 et ont été publiés dans le dernier numéro du bulletin communal "Info...Au fil de l'Eau" distribués à tous les habitants de la commune et qui est consultable et téléchargeable sur le site internet de la commune. La commission considère que le document visé au point 1), dont elle a pris connaissance, réalisé sous la forme d'un tableau, est un document administratif au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978, communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de cette loi. Elle émet un avis favorable sur ce point. La commission estime que le document visé au point 2) est également un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande. Elle prend note de la proposition du Maire de La Pommeraie-sur-Sèvres de le consulter en mairie mais elle rappelle que la demande de M. XXX concerne une demande de communication par courrier électronique. La commission précise néanmoins que les dispositions de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Elle peut dans cette hypothèse communiquer le document sollicité sous forme de photocopie. Elle émet donc un avis favorable sur ce point de la demande. S'agissant du document visé au point 3), la commission constate que les documents sollicités ont fait l'objet d'une diffusion publique. Elle déclare par suite la demande d’avis irrecevable sur ce point.