Conseil 20135393 Séance du 30/01/2014

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 30 janvier 2014 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à des conseillers municipaux, de l'enregistrement sonore d'une séance du conseil municipal par délivrance de copie et non seulement audition sur place en mairie, avant et après l'approbation définitive du procès-verbal du conseil municipal réalisé à partir de cet enregistrement. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission estime également que les enregistrements sonores des conseils municipaux sont, tant qu'ils sont conservés, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dès lors qu'ils ont perdu tout caractère préparatoire, c'est à dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal du conseil municipal réalisé à partir de ces enregistrements. La commission rappelle enfin qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Vous avez indiqué, à l'appui de votre demande, de ce qu'en raison des risques de manipulation et de déformation des contenus sollicités, vous souhaitiez limiter la communication de ces enregistrements à une consultation sur place. La commission, qui a pris connaissance des réserves que vous avez formulées rappelle, toutefois, que l'usage réservé, par le demandeur, aux pièces communiquées est sans incidence sur le droit d’accès garanti par le chapitre Ier du titre Ier de la loi du 17 juillet 1978. La réutilisation des informations communiquées par le demandeur s’effectue sous sa propre responsabilité et peut, le cas échéant, donner lieu à sanction dans les conditions prévues par l’article 18 de cette loi, mais ne saurait légalement justifier un refus de communication.