Avis 20132599 Séance du 26/09/2013

Monsieur XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 juin 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Monsaguel à sa demande de communication des documents suivants : 1) la liste de tous les propriétaires de chambres d'hôtes et de gîtes acquittant la taxe de séjour, ainsi que le montant des années 2009 à 2011 ; 2) le contrat de location de Monsieur XXX pour le terrain communal de Cambelongue pour les années 2006 à 2012, ainsi que le montant annuel acquitté pour la même période ; 3) les lettres de motivation de Madame XXX, Messieurs XXX et XXX, agriculteurs, pour la reprise du terrain communal de Cambelongue ; 4) tous les devis, délibérations du conseil municipal et les factures correspondantes, pour les années 2008 à 2012, relatifs : a) aux dépenses de fonctionnement ; b) aux travaux du logement communal ; c) aux travaux de la salle des fêtes ; 5) tous les devis, appels d'offres, délibérations du conseil municipal et les factures correspondantes, relatifs aux dépenses d'investissement, pour les années 2008 à 2012 ; 6) la délibération du conseil municipal relative au loyer du logement communal et le loyer perçu, pour les années 2009 à 2012 ; 7) la demande de subvention écrite officielle de l'Amicale laïque de Monsaguel, la délibération ainsi que le montant accordé pour les années 2009 à 2012. La commission estime que la divulgation des listes visées au premier point de la demande d'avis, en révélant notamment l'activité des logeurs, hôteliers, propriétaires et autres intermédiaires qui collectent, pour la commune, la taxe de séjour en application de l'article L. 2333-37 du code général des collectivités territoriales, porterait atteinte au secret de la vie privée et au secret en matière industrielle et commerciale protégés par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis défavorable sur ce point. La commission considère que les documents visés aux deuxième et troisième points de la demande sont communicables, en application de l'article 2 et du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, à toute personne qui en fait la demande, à la condition, toutefois, que le terrain en question appartienne au domaine public de la commune et sous la réserve de l'occultation préalable des mentions relatives au secret de la vie privée. En revanche, si le terrain relève du domaine privé de la commune, les documents sollicités ne sont pas de nature administrative et la commission est alors incompétente pour se prononcer sur leur caractère communicable, à moins qu'ils aient été annexés à une délibération du conseil municipal, auquel cas les documents concernés sont communicables sur le fondement de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission émet donc, à ces conditions et sous ces réserves, un avis favorable sur ces deux points. La commission rappelle, par ailleurs, qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. Elle estime, en l'espèce, que les documents visés aux points 4), 5), et 6) de la demande sont communicables au demandeur sur le fondement des dispositions de l'article L. 2121-26 précité, ou, s'agissant des devis et documents relatifs à des appels d'offres, qui sont également sollicités, sur le fondement de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l'occultation des mentions dont la divulgation pourrait porter atteinte au secret en matière industrielle et commerciale. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ces points de la demande. S'agissant du septième point, la commission estime que les lettres de demande de subvention adressées à la commune et les délibérations accordant ces subventions sont communicables au demandeur, sous réserve, pour les seules lettres, de l'occultation préalable des éventuelles mentions relatives à la vie privée. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce dernier point. La commission, qui prend note de la quantité des documents sollicités par le demandeur, invite celui-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif. Par ailleurs, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. De plus, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.