Avis 20130937 Séance du 14/03/2013

Monsieur XXX XXX, conseiller municipal, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 février 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Mont-d'Origny à sa demande de communication des documents suivants : 1) les factures d'achats de matériaux et matériels aux fournisseurs suivants, depuis 2008 : Isole Picardie, Brico-Cash à Gauchy (02), Point P à Origny-Sainte Benoîte (02), Brico Dépôt, à Cambrai (59) ainsi que les factures d'achats de plantations à la SA Fournier, en Belgique ; 2) les estimations de France Domaine concernant les trois terrains vendus rue de la Libération. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Mont-d'Origny fait valoir qu'il ne s'est jamais opposé à la communication des documents demandés, qu'il n'a pas reçu le courrier du 15 septembre 2012 par lequel Monsieur XXX soutient avoir effectué sa demande préalable et qui a été transmis à la commission, et qu'en outre la trésorerie de Ribemont a répondu à sa demande. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel que l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que " Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ". Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. S'il appartient en principe au demandeur d'apporter la preuve qu'il a effectivement formulé une demande préalable à l'administration, laquelle n'a pas nécessairement à être écrite, la commission constate, qu'en l'espèce, il ressort de plusieurs pièces du dossier produites par le maire de Mont-d'Origny, notamment un courrier en date du 24 juillet 2012 par lequel ce dernier invitait le demandeur à formuler une demande écrite, et un courrier en date du 9 octobre 2012 adressé par Monsieur XXX au maire de Mont-d'Origny, que le demandeur a bien effectué une demande préalable auprès de l'administration. La commission estime que les documents demandés au point 1) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. Concernant les documents dont la communication est sollicitée au point 2), elle estime que les avis rendus par le service France Domaine sur la valeur vénale de biens concernés par des opérations d'acquisitions ou de cessions réalisées par une commune constituent, en application des dispositions de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande une fois que la transaction a eu lieu. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. Dans le cas où les documents sollicités ne seraient pas en possession du maire de Mont-d'Origny, la commission rappelle qu’il lui appartient, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce la Trésorerie de Ribemont et le service France Domaine. La commission souligne également que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place, et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Enfin, la commission invite le demandeur à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.