Avis 20130249 Séance du 07/02/2013

Madame XXX XXX, pour le groupe de conseillers municipaux « L'avenir d'Artigues », a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 janvier 2013, à la suite du refus opposé par le maire d'Artigues-Près-Bordeaux à sa demande de communication des documents suivants : 1) la liste électorale de la commune comportant tous les éléments d'informations disponibles, arrêtée au 28 février 2012, sous la forme d'un cédérom, au format txt, xls ou csv et non pdf ; 2) l'étude de faisabilité et d'optimisation de l'école Bel Air réalisée en 2010 par le cabinet d'architectes E.A.U. ; 3) le rapport de Madame LE XXX, architecte, réalisé au cours de l'été 2012. En l'absence de réponse de l'administration à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En ce qui concerne le document dont la communication est sollicité au point 1), la commission constate que le différend ne porte pas sur le principe de la communication, que tout électeur a le droit d'obtenir sur le fondement de l'article L. 28 du code électoral, mais sur ses modalités. Sur ce point, elle rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Elle émet donc un avis favorable, dans la seule mesure où la mairie d'Artigues-Près-Bordeaux dispose du document sous le format demandé. En ce qui concerne les documents demandés aux points 2) et 3), la commission indique que les documents préparatoires à une décision administrative sont en principe exclus provisoirement du droit à la communication aussi longtemps que cette décision n’est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. En l'espèce, dès lors qu'il ressort des pièces du dossier que le maire d'Artigues-Près-Bordeaux n'a pas renoncé à son projet d'école maternelle mais qu'il n'en ressort pas pour autant qu'une décision ait été prise, la commission émet un avis défavorable à la communication de ces documents qui conservent un caractère préparatoire.