Avis 20124350 Séance du 20/12/2012

Monsieur XXX XXX, agissant pour le compte de l'association d'assistance des citoyens auprès des administrations (AADECAA), a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 novembre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Palau del Vidre à sa demande de communication, de préférence sur support électronique, des documents suivants relatifs au plan de prévention des risques d'inondations (PPRI) : 1) l'arrêté organisant l'enquête publique ; 2) le rapport d'enquête complet (rapport, conclusions et annexes) ; 3) la décision préfectorale. La commission rappelle que, selon les articles L. 124-1 et L. 124-3 du code de l'environnement, le droit de toute personne d'accéder aux informations relatives à l'environnement détenues, reçues ou établies par l’État, les collectivités territoriales et leurs groupements, les établissements publics, ou par les personnes chargées d'une mission de service public en rapport avec l'environnement, dans la mesure où ces informations concernent l'exercice de leur mission, s'exerce dans les conditions définies par le titre Ier de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve des dispositions du chapitre IV du titre II du livre I du code de l'environnement. En l'espèce, la commission estime que les documents sollicités par le demandeur contiennent des informations relatives à l'environnement, relevant par suite du champ d'application de ces dispositions. Elle émet donc un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Palau del Vidre a informé la commission de ce qu’elle n’est pas en possession de la version électronique des documents sollicités. La commission rappelle toutefois qu’il lui appartient, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce la direction départementales des territoires (DDTM), et d’en aviser Monsieur S.. En outre, l'administration a également proposé de procéder à la reproduction des documents sollicités en contrepartie du paiement des frais de photocopies à raison de 0,20 centimes par page selon le tarif fixé par délibération du conseil municipal, dont le demandeur conteste la régularité . La commission rappelle que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. En application de ces dispositions, l'accès aux documents administratifs s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d'Etat au budget du 1er octobre 2001. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement. Lorsque ces actes peuvent, eu égard à leur état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A 4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. Lorsqu'il s'agit d'originaux reliés insusceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm, ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. La commission constate que les modalités de tarification adoptées par le conseil municipal de Palau del Vidre ne sont pas conformes à ces dispositions. Elle émet un avis favorable à l'envoi au demandeur d'une copie produite dans des conditions tarifaires conformes aux règles rappelées plus haut. En particulier, si le maire de Palau del Vidre entend adresser au demandeur une photocopie du document sollicité, il ne saurait lui demander le paiement d'une somme supérieure au montant de 0,18 euro par page A 4.