Avis 20236812 Séance du 14/12/2023

Madame X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 novembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de Salon-de-Provence à sa demande de communication des documents suivants : 1) la liste actuelle du personnel de la collectivité en version numérique excel qui correspond à l’édition du logiciel RH, comportant les mentions suivantes : date d’entrée dans la collectivité, service, cadre d’emplois ou emplois, fonction RIFSEEP, motif de recrutement si contractuel, nature du contrat si contrat ; 2) la liste des agents proposables en 2022 aux grades d’attaché principal, attaché principal de conservation du patrimoine, ingénieur principal, éducateur de jeunes enfants de classe exceptionnelle et assistant socio éducatif de classe exceptionnelle ; 3) la liste datée et certifiée conforme des agents bénéficiant d’un remisage à domicile d’un véhicule de la ville ou du CCAS ; 4) le dernier tableau des effectifs/emplois complets de la ville avec la délibération l’approuvant ; 5) l'état du personnel de la ville annexé au compte administratif 2022 certifié conforme ; 6) le dernier tableau des effectifs/emplois complets du CCAS avec la délibération l’approuvant ; 7) l’état du personnel du CCAS annexé au compte administratif 2022 certifié conforme ; 8) la liste actuelle des montants individuels de l’IFSE par catégorie, service avec indication du grade, du statut, des fonctions, du groupe de fonctions et des fonctions RIFSEEP correspondantes en version excel telle qu’elle sort du logiciel RH (avec occultation des identités) ; 9) la liste des montants individuels de CIA par catégorie, service avec indication du grade, du statut, des fonctions, du groupe de fonctions et des fonctions RIFSEEP correspondantes en version excel telle qu’elle sort du logiciel RH (avec occultation des identités) sur les cinq dernières années ; 10) le dernier Plan égalité homme femme approuvé en vigueur suite à la consultation du CST ; 11) le rapport final de l’audit du service des sports qui vient d’être réalisé ; 12) le rapport final du dernier audit réalisé sur la direction de la police municipale ; 13) le rapport social unique pour les années 2020, 2021 et 2022 ; 14) le bilan des lignes directrices de gestion (LDG) relatifs aux avancement et promotion qui doit être présenté en CST, pour les années 2020, 2021 et 2022 ; 15) les arrêtés ou contrats de recrutement des agents suivants, récemment arrivés, après occultation des mentions relatives à la vie privée : a) Monsieur X ; b) Monsieur X ; c) Monsieur X ; d) Monsieur X ; e) Monsieur X ; f) Madame X ; g) Madame X ; 16) le contrat de travail en cours de Madame X et ses éventuels avenants. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l'absence de réponse exprimée par le maire de Salon-de-Provence à la demande qui lui a été adressée, la commission indique, ensuite, que sont regardés comme des documents administratifs existants, au sens de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et qui peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant et ne pas supposer un travail complexe de traitement des données disponibles. Elle rappelle que si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. Ne sont en revanche pas communicables les documents comportant des appréciations d’ordre individuel sur les agents. S'agissant des éléments de rémunération des fonctionnaires et agents publics, la commission est ainsi défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, ainsi qu'aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. Elle précise que les deux composantes du régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP), à savoir l'indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE) et le complément indemnitaire annuel (CIA) font nécessairement apparaître un jugement de valeur sur l'agent concerné dans la mesure où, d'une part, l'IFSE intègre une part relative à l'expérience professionnelle acquise par l'agent, qui est susceptible de varier en fonction de l'élargissement des compétences professionnelles, de l'approfondissement des savoirs et de la consolidation des connaissances pratiques et où, d'autre part, la modulation du CIA permet de rémunérer la valeur professionnelle de l'agent, son investissement personnel, son sens du service public, sa capacité à travailler en équipe et sa contribution au travail collectif. Elle précise, à cet égard, que, selon les dispositions des articles 2 et 4 du décret n° 2014-513 du 20 mai 2014, le montant de l'IFSE est fixé selon le niveau de responsabilité et d'expertise requis dans l'exercice des fonctions, lesquelles fonctions sont réparties au sein de différents groupes au regard de trois séries de critères professionnels, et que le montant du CIA, qui tient compte de l'engagement professionnel et de la manière de servir, est compris entre 0 et 100 % d'un montant maximal par groupe de fonctions. La commission considère, en outre, que lorsque le nombre d’agents susceptibles de bénéficier d’une telle prime ou indemnité est très faible, il convient de refuser la communication d'un tel document, compte tenu du risque de réidentification. Des documents à caractère général de paramétrage du régime indemnitaire indépendamment de leur application à chacun des agents sont, en revanche, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise enfin que l'arrêté de nomination ou le contrat de travail d'un agent public constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve que soient occultées les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur l'agent, conformément à l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, à savoir les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail) ainsi que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial...) soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement...). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. Enfin, la commission précise que lorsque la rémunération qui figure dans le contrat de travail ou le bulletin de salaire d'un agent public ne résulte pas de l'application des règles régissant l'emploi mais est arrêtée d'un commun accord entre les parties sans référence à des règles la déterminant, la rémunération révèle nécessairement une telle appréciation ou un tel jugement de valeur. S’agissant des documents sollicités aux points 8) et 9), la commission comprend que la demande porte sur des données anonymisées se rapportant au régime indemnitaire mis en œuvre par la commune de Vernouillet. Elle estime que ces éléments, s'ils figurent dans un document existant ou susceptible d’être établi au moyen d’un traitement automatisé d’usage courant, sont en principe librement communicables à des tiers, sous réserve, toutefois que l’anonymisation soit suffisante pour prévenir tout risque d’identification de ces derniers. Elle émet dès lors, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points. S’agissant des documents sollicités aux points 1) à 7) et 13) à 15), la commission estime que les documents sollicités, s’ils existent ou peuvent être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, sont communicables en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration ou de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, sous réserve de l'occultation des mentions relevant du secret de la vie privée ou révélant une appréciation ou un jugement de valeur. Elle émet dès lors, sous cette réserve, un avis favorable à la demande sur les points 1) à 7) et 13) à 15). S’agissant des documents sollicités aux points 11) et 12) La commission rappelle que les rapports d'audit et autres diagnostics demandés par une personne publique ou une personne privée chargée d’une mission de service public, dans le cadre de l’exercice de cette mission, revêtent le caractère de documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, d’une part, qu’ils soient achevés, c'est-à-dire en l'espèce qu’ils aient été remis à leur commanditaire et, d’autre part, qu'ils soient dépourvus de caractère préparatoire. Elle précise que de tels rapports ne peuvent revêtir un caractère préparatoire, au sens des dispositions du livre III du code précité, que lorsqu'ils sont destinés à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre. Dans un tel cas, le caractère préparatoire d’un rapport s’oppose en principe à la communication immédiate de l’ensemble de son contenu, à moins, toutefois, que les éléments de ce rapport préparant une décision ultérieure ne soient divisibles de ses autres développements. Cette communication ne peut, enfin, intervenir que sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des passages qui porteraient atteinte à l’un des intérêts protégés par les L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, en particulier, de ceux qui porteraient atteinte la sûreté de l’État, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou qui feraient apparaître d'une personne un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice (témoignage, dénonciation, comportement répréhensible). En revanche, les passages de ces rapports qui procèderaient à une évaluation critique du fonctionnement du service public, ne mettant pas en cause à titre personnel des tiers, ne sauraient être regardés comme portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne et n'ont pas à être occultés. La commission émet, sous les réserves précitées, un avis favorable à la communication des documents sollicités aux points 11) et 12).