Avis 20235881 Séance du 02/11/2023

Monsieur X, pour la X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 juillet 2023, à la suite du refus opposé par le directeur général des hôpitaux universitaires de Strasbourg à sa demande de communication d'une copie de la liste des agents promouvables telle que définie dans les lignes directrices de gestion (LDG) dans le cadre de l'évaluation professionnelle : 1) par ordre de passage ; 2) avec la cotation globale (hors appréciation). La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission rappelle sa position constante, définie dans son avis n° 20123835 du 22 novembre 2012, selon laquelle un tableau d’avancement ou une liste d'aptitude, qui met en œuvre dans le cadre d’un corps ou d’un cadre d’emploi le principe d’égal accès aux emplois publics en faisant apparaître l’ordre dans lequel les promotions doivent s’effectuer sans faire apparaître ni notes, ni appréciations, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et constitue donc un document administratif communicable en application de l'article L311-1 du même code, à moins qu'il n'ait fait l'objet d'une diffusion publique. La commission précise que les listes des agents promouvables, c'est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, ainsi que celles des agents ayant obtenu une promotion, sont communicables, dès lors qu'elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir ni aucune information relative à la vie privée, quand bien même elles n'existeraient pas en l'état, si elles peuvent être obtenues par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable.