Avis 20235860 Séance du 02/11/2023

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 octobre 2023, à la suite du refus opposé par la maire X à sa demande de communication, sous format de photocopie à ses frais, des documents suivants : 1) le registre de sécurité prévu à l'article 3-1 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié mis en œuvre au sein du service de la tranquillité publique ; 2) tout document par lequel les fonctionnaires composant le service de la tranquillité publique ont été informés de la mise en œuvre du registre précité au point 1 de la demande ; 3) l'organigramme de la commune mis en œuvre à la date de réception de notre demande et validé par le CHSCT ou le cas échéant par le comité social territorial ; 4) le procès-verbal du CHSCT ou du comité social territorial ayant validé l'organigramme de la commune ; 5) l'organigramme du service de la tranquillité publique de la commune mis en vigueur à la date de réception de notre demande et validé par le CHSCT ou le cas échéant par le Comité social territorial ; 6) le procès-verbal du CHSCT ou du comité social territorial ayant validé l'organigramme du service de la tranquillité publique ; 7) la délibération du conseil municipal ayant créé le service de la tranquillité publique de la commune ; 8) la fiche de poste de Madame X signée et datée ; 9) l'arrêté de recrutement de Madame X s'il s'agit d'une fonctionnaire titulaire ; 10) le contrat ou tout acte d'engagement de Madame X s'il s'agit d'une contractuelle ; 11) la délibération du conseil municipal ayant créé l'emploi sur lequel est intervenu le recrutement de Madame X ; 12) la déclaration de création ou de vacance d'emploi sur la base duquel est intervenu le recrutement de Madame X ; 13) tout support concernant l'appel à candidature suite au recrutement de Madame X ; 14) le dernier arrêté concernant la situation administrative de Monsieur X ; 15) la fiche de poste signée et datée de Monsieur X ; 16) les derniers arrêtés individuels de chacun des agents composant le service de la tranquillité publique, relatifs à leur position administrative individuelle à la date de la réception de la demande ; 17) tout document habilitant spécialement et désignant chacun des fonctionnaires composant le service de la tranquillité publique disposant d'un accès direct à LOGIPOL ; 18) la délibération du conseil municipal ayant fixé les cycles de travail du service de la police municipale à la date de réception de la demande ; 19) le procès-verbal du CHSCT ou le cas échéant du comité social territorial, relatif à la mise en œuvre des cycles de travail de la police municipale de la commune à la date de réception de la demande. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission rappelle également que le droit d'accès aux documents administratifs ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, n° 56543, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, n° 128797 et CE, 22 mai 1995, n° 152393). Sous ces réserves, en l'absence de réponse du maire X à la date de sa séance, la commission estime, en premier lieu, que les documents mentionnés aux points 2), 3), 5), 8), 12), 13), 15) et 17) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration (CRPA). Elle émet donc un avis favorable sur ces points. En deuxième lieu, la commission estime que les délibérations citées aux points 7), 11) et 18) sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales (CGCT). Elle émet donc également un avis favorable sur ces points. En troisième lieu, la commission considère que les arrêtés mentionnés aux points 9), 10), 14) et 16) sont aussi communicables à quiconque en fait la demande en application de l'article L2121-26 du CGCT, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions se rapportant aux agents intéressés, couvertes par le secret de la vie privée. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable. En quatrième lieu, la commission estime que les procès-verbaux du CHSCT, mentionnés aux points 4), 6) et 19), sont librement communicables en application de l'article L311-1 du CRPA. Ces documents doivent toutefois être préalablement occultés, en application des dispositions des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et d'administration, des éléments protégés par le secret de la vie privée et par le secret médical, des mentions révélant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable et de celles faisant apparaître le comportement de tiers, si la divulgation de ce comportement est susceptible de leur porter préjudice, et à condition que l’occultation de ces mentions ne prive pas d’intérêt la communication de ces documents. Ainsi, seules les informations générales à l'exclusion de l'examen des situations individuelles d'agents nommément désignés ou aisément identifiables peuvent être communiquées. La commission précise, en ce qui concerne les informations d'ordre général présentant un caractère communicable, que le nom des membres des instances et leurs prises de position n'ont pas à être occultés dès lors qu'une telle divulgation n'est pas susceptible de leur porter préjudice. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable. En cinquième lieu, la commission rappelle, s'agissant du point 1), que le registre de santé et de sécurité est ouvert dans chaque service et contient les observations et suggestions des agents relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail. Il est tenu à la disposition de l'ensemble des agents. Il est donc consultable dans son intégralité par les agents. La commission estime que ce registre est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve toutefois, dans ce cadre, de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée de tiers ou faisant apparaître le comportement de personnes dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice, en application de l'article L311-6 du même code. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à sa communication. En sixième et dernier lieu, s'agissant du contrat mentionné au point 10) la commission rappelle que le contrat de travail d'un agent public est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve que soient occultées les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur l'agent, conformément à l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, à savoir les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail) ainsi que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial) soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point.