Avis 20234326 Séance du 07/09/2023

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juillet 2023, à la suite du refus opposé par la rectrice de l'académie de Lille à sa demande de communication des documents suivants produits par l'administration dans le cadre de l'étude de sa demande d'allègement de service, et notamment : 1) la liste des agents ayant participé à l'étude de sa demande d'allègement de service, et ceux ayant participé à la commission d'attribution ; 2) tout document relatif décrivant le mode de fonctionnement et le déroulement de la commission d'attribution ; 3) la liste des critères de priorité pour l'attribution des allégements de service ; 4) le procès-verbal de la commission ayant statué sur le caractère non prioritaire de sa demande ; 5) tout document permettant de justifier le caractère non prioritaire de sa demande, c’est-à-dire l’avis des différents membres de la commission. En l’absence de réponse de la rectrice de l'académie de Lille à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection, n° 152393). La demande de communication de documents administratifs doit être suffisamment précise pour permettre à l'administration d'identifier clairement le ou les documents souhaités, sans l'obliger à procéder à des recherches. En effet, le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux administrations de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE 27 sept. 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon, req. n° 56543. – CE 30 juin 1989, OPHLM de la Ville de Paris, req. n° 83477). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Il résulte en effet de la décision du Conseil d’État du 13 novembre 2020, n° 432832, que constituent des documents administratifs, au sens de ces dispositions, les documents qui peuvent être établis par extraction des bases de données dont l’administration dispose, si cela ne fait pas peser sur elle une charge de travail déraisonnable, laquelle doit être interprétée de façon objective. En l’espèce, la commission relève que Monsieur X demande communication de documents relatifs à l’examen de sa demande d’allègement de service par le rectorat de l’académie de Lille. S'agissant des points 4) et 5), la commission estime que si ces documents existent, le procès-verbal, dans la mesure des passages concernant Monsieur X, et l’avis des membres de la commission sont communicables à l’intéressé en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle considère ensuite que les documents sollicités aux points 1) à 3) de la demande, s’ils existent ou peuvent être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation des mentions susceptibles de porter atteinte à la vie privée des agents, telles que leurs coordonnées. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.