Avis 202307894 Séance du 15/02/2024

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 décembre 2023, à la suite du refus opposé par le maire de la Barben à sa demande de communication, sous forme numérique par courrier électronique, des documents suivants : 1) le compte rendu complet de l'audit financier réalisé par la société X en début de mandat ; 2) l'enveloppe dédiée à la communication de la mairie (à défaut des émoluments relatifs aux missions remplies par X, responsable « communication » ; 3) la promesse de bail emphytéotique entre la mairie et l'entreprise X ; 4) la promesse de bail emphytéotique entre la mairie et l'entreprise X ; 5) tous les procès-verbaux de la commission d'appel d'offre depuis le début du mandat jusqu'à ce jour ; 6) les subventions et factures des travaux de rénovation du restaurant X depuis le début du mandat jusqu'à aujourd'hui {seuls ceux de 2021 ont été communiqués) ; 7) s'agissant de l'hôtel X : le courrier d'acceptation du conseil départemental de réaffectation de subvention départementale le concernant ; 8) s'agissant de la rénovation de la mairie historique : les factures relatives au paiement du maitre d’œuvre, le montant de la DETR attribuée, les devis et les plans du projet ; 9) les honoraires et les factures d'honoraires de tous les cabinets d'avocats mandatés par la mairie depuis le début du mandat jusqu'à aujourd'hui (seuls ceux de 2023 ont été fournis) ; 10) l'ensemble des décisions prises par Monsieur le maire entre les conseils municipaux successifs depuis le début du mandat jusqu'à aujourd'hui ; 11) les factures de toutes les festivités organisées par la mairie depuis le début du mandat jusqu'à aujourd'hui (Médiévales, Concerts...) ; 12) les délibérations n°36 40, 50 de 2020 et 7 à 13 de 2021 (qui ne figurent pas sur le site électronique de la mairie). En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la Barben a indiqué à la commission que la délibération n°40 sollicitée au point 12) n'existe pas et qu’ont été communiqués à Monsieur X, par messages électroniques des 23 et 30 janvier 2024 dont copie est jointe, les documents mentionnés aux points 1) à 4), 7), 9), 10), 12) et 8), à l’exception des plans. La commission déclare par suite la demande d’avis sans objet dans cette mesure. La commission, qui prend note de ce qu'il a été proposé à Monsieur X de venir consulter les plans mentionnés au point 8) en mairie, estime que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet, dès lors, un avis favorable sur ce point. Enfin, la commission comprend que les procès-verbaux de la commission d’appel d’offres mentionnés au point 5), les subventions et factures mentionnées au point 6) et les factures mentionnées au point 11) n’ont pas d’ores et déjà été communiqués au demandeur. Elle rappelle que ces documents constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte aux intérêts et secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 du même code, en particulier le secret de la vie privée et le secret des affaires. A cet égard, la commission rappelle que les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité concurrentiel et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi de l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ainsi que du mémoire technique, qui ne sont, de fait, pas communicables aux tiers. Revenant sur sa doctrine antérieure, la commission a également précisé dans son conseil n° 20221455 du 21 avril 2022, qu’il en va aussi désormais ainsi des factures, bons de commande, états d’acompte, décomptes et autres pièces établies dans le cadre de l’exécution d’un marché public, qui ne sont communicables qu'après occultation des prix unitaires ou de la décomposition du prix forfaitaire, susceptibles, en soi, de refléter la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité déterminé. L’examen de l’offre des entreprises non retenues au regard des mêmes principes conduit de même la commission à considérer que leur offre de prix globale est, en principe, communicable mais qu’en revanche, le détail technique et financier de cette offre ne l’est pas. En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants : - les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ; - dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises. La commission précise enfin que si la liste des entreprises ayant participé à la procédure est librement communicable, en revanche les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. En application de ces principes, la commission, qui n’a pas pu prendre connaissance des documents mentionnés aux points 5), 6) et 11) émet un avis favorable à la demande, sous ces réserves. A toutes fins utiles, la commission rappelle enfin au maire de la Barben que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement ou si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, l’administration est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.