Conseil 20225934 Séance du 03/11/2022

La commission d'accès aux documents administratif a examiné, lors de sa séance du 3 novembre 2022, votre demande de conseil relative au caractère communicable de plusieurs documents contenus dans le dossier de l’agent territorial, invité à consulter son dossier avant la réunion du conseil médical. A cet effet, vous vous demandez si : 1) les documents contenus dans le dossier peuvent lui être remis ou si le centre de gestion doit inviter le demandeur à se rapprocher de son employeur ; 2) si le centre de gestion peut remettre les documents à l’agent : - concernant le volet médical, le rapport complet d’expertise médicale rendu par le médecin agréé est-il communicable ? - concernant le volet administratif, le formulaire de saisine adressé par l’employeur est-il communicable avec les pièces annexes en ce compris les rapports hiérarchiques ? 3) l'agent, après avoir consulté son dossier, peut se voir remettre des copies ; 4) l'agent peut être représenté ou accompagné par une personne de son choix, membre de sa famille ou ami, et si oui dans quelles conditions ? A titre liminaire, la commission vous rappelle que l'obligation de communication découlant de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration s'impose aux administrations à l'égard des documents qu'elle détiennent, qu'elles en soient ou non les auteurs. Dès lors, il vous appartient de communiquer les pièces de son dossier à un agent qui vous en fait la demande, sans l'inviter à s'adresser à son employeur. Ce n'est que dans le cas où vous ne détiendriez pas le document demandé qu'il vous appartiendrait, en application du sixième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, de transmettre la demande à l'administration susceptible de satisfaire la demande et d'en informer le demandeur. La commission vous rappelle ensuite qu’en vertu de l’article 7 du décret n° 87-602 du 30 juillet 1987 pris pour l'application de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif à l'organisation des conseils médicaux, aux conditions d'aptitude physique et au régime des congés de maladie des fonctionnaires territoriaux, lorsque la situation de l’agent fait l'objet d'un examen par un conseil médical réuni en formation restreinte ou en formation plénière, le secrétariat du conseil médical informe le fonctionnaire de la date à laquelle le conseil médical examinera son dossier et de son droit à consulter son dossier. La commission vous précise également que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son conseil, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. La commission souligne, en outre, qu'en matière de fonction publique, les documents qui se rapportent à la réunion du conseil médical présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que le conseil a ou non rendu son avis. La commission n'est pas compétente pour se prononcer sur leur communication tant que ce dernier ne s'est pas réuni et n'a pas rendu son avis. Une fois cette réunion intervenue et cet avis rendu, le procès-verbal de la réunion, ainsi que l'ensemble des pièces du dossier soumis au conseil médical, sont communicables à l'intéressé, en application des dispositions combinées de l'article L311-1 et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par l'avis. Au vu de ce qui précède, la commission ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur votre demande si le conseil médical ne s’est pas encore prononcé. Une fois que le conseil médical a rendu son avis, la commission vous précise que les documents qui composent le dossier médical soumis à l’avis du conseil médical sont communicables à l’intéressé selon les modalités précitées. S’agissant plus particulièrement des modalités de communication, la commission vous indique qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document. S’agissant de la représentation du demandeur, la commission relève que ce dernier peut se faire représenter par la personne de son choix à condition qu'elle justifie d'un mandat délivré à cet effet par la personne intéressée, exception faite du cas où le demandeur est représenté par un avocat, l’administration ne pouvant alors exiger de la part du demandeur représenté par son conseil la production d'un mandat écrit. La commission vous indique, à cet égard, que, par une décision du 5 juin 2002 (n° 227373), le Conseil d’État a jugé qu’il résulte des dispositions des articles 4 et 6 de la loi du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques que, sous réserve des dispositions législatives et réglementaires l'excluant dans les cas particuliers qu'elles déterminent, les avocats ont qualité pour représenter leurs clients devant les administrations publiques sans avoir à justifier du mandat qu'ils sont réputés avoir reçu de ces derniers dès lors qu'ils déclarent agir pour leur compte. Enfin, s'agissant de la possibilité pour l'agent d'être accompagné d'une personne de son choix, la commission précise que si les dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration ne prévoient pas expressément que l'intéressé peut se faire accompagner d'une personne de son choix, elles n'y font pas obstacle (CE, 59576 du 11 juillet 1988, Lebon, p.287). Dès lors, l'administration ne peut refuser d'accéder à la demande d'un agent de se faire accompagner d'un tiers pour consulter son dossier administratif.