Conseil 20225538 Séance du 13/10/2022

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 13 octobre 2022, votre demande de conseil relative à la vérification de la régularité, au regard des textes en vigueur, du projet de règlement pour l’accès aux documents administratifs de la communauté d'agglomération Pays Foix-Varilhes. En premier lieu, la Commission attire votre attention sur le fait que le recours à un formulaire de demande de communication d'un document administratif ne saurait être obligatoire et qu’il vous appartient de répondre aux demandes de communication d'un document administratif présentées dans un format libre. En deuxième lieu, la Commission vous suggère de compléter le premier alinéa de l’article 2 de votre projet de règlement par le membre de phrase suivant : « sous réserve des exceptions prévues aux articles L311-2 à L311-6 du code des relations entre le public et l’administration ». En troisième lieu, la Commission vous précise que la diffusion publique d’un document ne remet pas en cause son caractère administratif, mais a simplement pour effet de rendre irrecevable la demande de communication qui le vise. La Commission vous suggère, en conséquence, de supprimer le membre de phrase « et qui ne fait pas l’objet d’une diffusion publique » du deuxième alinéa de l’article 2 de votre projet de règlement. En quatrième lieu, la Commission vous rappelle qu’il résulte des dispositions du 4° de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration que l'accès aux documents administratifs peut également s’exercer, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, par publication des informations en ligne, dès lors que les documents demandés ne figurent pas au nombre de ceux qui ne sont communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. Elle vous suggère, par conséquent, de compléter en ce sens l'article 3 de votre projet de règlement. En cinquième et dernier lieu, la Commission constate que le formulaire annexé au projet de règlement ne propose pas au demandeur l’ensemble des modalités de transmission prévues à l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle vous suggère, dès lors, de modifier ce formulaire en conséquence afin d’y ajouter les possibilités de délivrance d’un document par courrier électronique ou par publication des informations en ligne, dès lors que les documents demandés ne figurent pas au nombre de ceux qui ne sont communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code.