Avis 20225418 Séance du 13/10/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le préfet du Nord à sa demande de communication, dans un format numérique ouvert et réutilisable, par téléchargement ou attachés à un courrier électronique, des documents et éléments se rapportant à une « fiche de renseignements relatifs au demandeur d'asile » mise en œuvre par la préfecture du Nord et la direction de l'immigration et de l'intégration (bureau de l'asile, guichet unique de la demande d'asile) exigeant des demandeurs d'asile de communiquer des informations les concernant à savoir, les noms, prénoms, date de naissance, nationalité, passeport, adresse, situation matrimoniale, nom du conjoint, sa nationalité, son pays de résidence, les enfants, et notamment : 1) la circulaire et/ou l'instruction demandant ou proposant le recours à ce document ; 2) l'avis de la CNIL sur le traitement des données récoltées ; 3) toute décision administrative proposant ou obligeant les services à utiliser ce formulaire de renseignement ; 4) toute information sur le traitement et l'utilisation des données récoltées. En l’absence de réponse du préfet du Nord à la date de sa séance, la commission rappelle que les documents visés aux points 1) et 3) sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des dispositions des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable à leur communication. En ce qui concerne le document visé au point 2) et 4), la commission précise qu'il ressort des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des formalités préalables prévues par cette loi, de même que les décisions prises par cette commission au terme de ces procédures, font l'objet d'un régime particulier de communication, défini aux articles 31, 32 et 36 de cette loi, qui échappe au champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. L'article L342-2 de ce code n'ayant pas étendu ses compétences à ce régime, la commission d'accès aux documents administratifs se déclare, en conséquence, incompétente pour se prononcer sur ces points.