Avis 20225277 Séance du 13/10/2022

Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 août 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Nazaire-en-Royans à sa demande de communication, par courrier électronique, la mairie proposant la seule consultation en mairie, d'une copie des documents suivants : 1) le plan communal de sauvegarde ; 2) la convention EDF/mairie ; 3) le compte rendu de la commission sécurité sur le problème d'affaissement des rives (zone camping et zone lac) ; 4) l'expertise des services de l'État ou de tout autre mandataire (gendarmes, experts privés) réalisées depuis 2021 ; 5) la réponse d'EDF ; 6) les objectifs du schéma directeur d'aménagement et de gestion des eaux (SDAGE) concernant la continuité écologique de la Bourne sur la commune et donc les obligations de travaux d'EDF depuis 2018 ; 7) l'arrêté municipal interdisant l'accès au sentier de pêche ; 8) l'arrêté municipal fixant la hauteur des haies ; 9) la déclaration de travaux de Madame X pour la création d'une mare ; 10) la convention signée avec X relative à la stérilisation des chats. La commission observe, à titre liminaire, que le litige porte sur le choix de la modalité de communication, Madame X ayant demandé une communication par courrier électronique alors que le maire de Saint-Nazaire-en-Royans lui propose une consultation sur place. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime cependant que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible uniquement en version papier. La commission, qui a pris connaissance des observations du maire de Saint-Nazaire-en-Royans, rappelle en premier lieu que le plan communal de sauvegarde est communicable à toute personne qui en fait la demande, après l'occultation des coordonnées téléphoniques personnelles et des adresses postales des agents ou des personnels de sociétés susceptibles d'intervenir dans le cadre de ce plan, en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le maire de Saint-Nazaire-en-Royans a informé la commission que le nom et l'adresse des personnes recensées vulnérables étaient mentionnés dans le document. La commission considère que ces mentions, protégées par le secret de la vie privée en application des dispositions précitées du code des relations entre le public et l'administration, doivent également être occultées avant toute communication. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur le point 1). La commission considère, en second lieu, que les documents administratifs visés aux points 2), 3), 4), 5) et 10) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, s'agissant des points 2), 5) et 10), des mentions couvertes par les dispositions des articles L311-1 et L311-6 de ce même code, en particulier, s'agissant du secret des affaires. Elle émet donc, dans cette mesure, un avis favorable sur ces points. La commission estime, en troisième lieu, que les documents demandés aux points 7) et 8) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable sur ces deux points points. En quatrième lieu, s'agissant du document mentionné au point 6), la commission rappelle que l'article L124-2 du code de l'environnement qualifie d'informations relatives à l'environnement toutes les informations disponibles, quel qu'en soit le support, qui ont notamment pour objet : « 1º L'état des éléments de l'environnement, notamment l'air, l'atmosphère, l'eau, le sol, les terres, les paysages, les sites naturels, les zones côtières ou marines et la diversité biologique, ainsi que les interactions entre ces éléments ; 2º Les décisions, les activités et les facteurs, notamment les substances, l'énergie, le bruit, les rayonnements, les déchets, les émissions, les déversements et autres rejets, susceptibles d'avoir des incidences sur l'état des éléments visés au 1º ; 3º L'état de la santé humaine, la sécurité et les conditions de vie des personnes, les constructions et le patrimoine culturel, dans la mesure où ils sont ou peuvent être altérés par des éléments de l'environnement, des décisions, des activités ou des facteurs mentionnés ci-dessus (….) ». Selon les articles L124-1 et L124-3 du même code, le droit de toute personne d'accéder à des informations lorsqu'elles sont détenues, reçues ou établies par les autorités publiques ou pour leur compte, s'exerce dans les conditions définies par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve des dispositions du chapitre IV du titre II du livre I du code de l'environnement. A cet égard, les articles L124-4 et L124-5 précisent les cas dans lesquels l'autorité administrative peut rejeter une demande d'information relative à l'environnement. La commission considère dès lors que le document mentionné au point 6) est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement. En cinquième et dernier lieu, s'agissant du point 9), la commission rappelle qu’elle a estimé dans son conseil de partie II n° 20181909 du 25 octobre 2018 que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les déclarations préalables, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, notamment la sécurité publique ou à la sécurité des personnes et la protection de la vie privée, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents du dossier soumis au maire, y compris ceux qui ne sont pas mentionnées par les articles R431-35 à R431-37 du code de l’urbanisme, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration.. En application de ces principes, la commission considère que doivent être occultés au titre du secret de la vie privée, avant toute communication, le cas échéant : - la date et le lieu de naissance du pétitionnaire ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique du pétitionnaire, qu'il s'agisse d'une personne morale ou d'une personne physique ; - les coordonnées téléphoniques et l'adresse de messagerie électronique de l'architecte ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) de la personne à laquelle le pétitionnaire souhaite que les courriers de l’administration (autres que les décisions) soient adressés, sauf s'il s'agit de l'architecte, à l'exception de ses coordonnées téléphoniques et de son adresse de messagerie électronique ; - le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) du propriétaire ou du bénéficiaire de l’autorisation individuelle d’urbanisme qui doit s'acquitter de la participation pour voirie et réseaux, s'il est différent du pétitionnaire ; - la finalité du projet (logement destiné par exemple à la vente ou à la location). En revanche, la commission estime qu'il n’y a pas lieu d’occulter le nom et l'adresse du pétitionnaire, cette dernière pouvant s’avérer au demeurant nécessaire à une personne pour notifier son recours contentieux, en application de l’article R600-1 du code de l’urbanisme. Sont également communicables le nom et l'adresse de l'architecte, l'objet de l’autorisation individuelle d’urbanisme, la date d'autorisation et la déclaration d'ouverture de chantier, le cas échéant. Elle émet sous ces réserves un avis favorable sur ce point et prend note de l'intention exprimée par le maire de Saint-Nazaire-en-Royans de communiquer les documents existants au demandeur.