Avis 20223809 Séance du 08/09/2022

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 juin 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Mailhac-sur-Benaize à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants : 1) le compte administratif au titre de l'année 2021 ; 2) le budget annexe assainissement au titre des années 2021 et 2022 ; 3) le budget principal au titre de l'année 2022. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Mailhac-sur-Benaize a précisé qu'une copie papier des documents sollicités a été déposée dans la boîte aux lettres de la demanderesse. La commission en prend note mais relève, en l'espèce, que la demande porte sur les modalités de communication, Madame X ayant sollicité la communication des documents par courrier électronique. Elle rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En application de ces principes et à condition que les documents existent sous format dématérialisé, la commission émet un avis favorable à la demande selon la modalité choisie par la demanderesse.