Avis 20222279 Séance du 02/06/2022

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 avril 2022, à la suite du refus opposé par le directeur général du groupe hospitalier Bretagne Sud à sa demande de communication de tous les documents justifiant la prise en charge du supplément « chambre particulière » pour un montant de 230 610 euros entre le 1er mars 2016 et le 31 décembre 2021. En l'absence de réponse du directeur général du groupe hospitalier Bretagne Sud à la date de sa séance, la Commission estime, ainsi qu'elle l'a fait dans son conseil n° 20220342, que les documents demandés sont de nature à permettre à la mutuelle X de vérifier le bien-fondé des sommes ainsi mises à sa charge, en s’assurant que ses adhérents ont effectivement sollicité le bénéfice d’un tel régime spécial. Ils présentent donc un lien direct avec le bien-fondé de la créance que détient le groupe hospitalier Bretagne Sud à l’égard de cet organisme mutualiste. Dès lors, la Commission estime que ces documents sont communicables à condition, toutefois, qu’ils se bornent à attester de la volonté des patients concernés d’être placés en chambre individuelle et qu’ils ne comportent aucune indication médicale. Elle émet, dès lors un avis favorable. A toutes fins utiles, la Commission précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La Commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.