Avis 20220530 Séance du 10/03/2022

Madame X, pour X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1 février 2022, à la suite du refus opposé par le maire de Boisseron à sa demande de copie des documents administratifs suivants : 1) la fiche de poste de Madame X ; 2) la carte professionnelle d'agent de police municipale de Madame X ; 3) le registre de sécurité prévu au décret n°85-603 du 10 Juin 1985 mis en place auprès du service de la police municipale ; 4) tout document habilitant Madame X, fonctionnaire de police municipale à disposer d'un accès direct à la main courante informatique du service ; 5) la déclaration préalable à la mise en œuvre de la main courante au sein du service de la police municipale adressée à la CNIL dans le cadre du RGPD ; 6) la fiche prévue au 14-1 du décret n°85-603 du 10 Juin 1985 modifié établie en collaboration avec le médecin de la médecine préventive concernant le poste occupé par Madame X ; 7) le plan de prévention des risques psychosociaux versé au DUERP ; 8) le procès-verbal du CHSCT concernant les critères retenus pour les entretiens d'évaluation professionnelle des agents de la collectivité de Boisseron ; 9) l'arrêté de recrutement de Madame X par la commune. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l'absence de réponse du maire de Boisseron à la date de sa séance, la commission estime, en premier lieu, qu'il ressort des dispositions du chapitre IV de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des procédures de déclaration ou d'autorisation prévues aux articles 23 et suivants de cette loi, font l'objet d'un régime particulier de communication, qui échappe au champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. L'article L342-2 de ce code n'ayant pas étendu ses compétences à ce régime, la commission se déclare en conséquence incompétente pour se prononcer sur le point 5) de la demande d'avis. En deuxième lieu, la commission considère que le document mentionné au point 9) est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet, dès lors, un avis favorable à la communication de ce document. En troisième lieu, la commission estime que les documents mentionnés aux points 1), 6), 7) et 8), sont communicables à toute personne qui ne fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En quatrième lieu, s’agissant du point 4), la commission rappelle que les actes de désignation et d'habilitation d'agents pris en application de l'arrêté du 14 avril 2009 autorisant la mise en œuvre de traitements automatisés dans les communes ayant pour objet la recherche et la constatation des infractions pénales par leurs fonctionnaires et agents habilités, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, soit en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, s’ils s’agit d’arrêtés, soit, à défaut, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En cinquième lieu, s’agissant du point 3), a commission rappelle que le registre de santé et de sécurité au travail est ouvert dans chaque service et contient les observations et suggestions des agents, relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail. Il est tenu à la disposition de l'ensemble des agents. Il est donc consultable dans son intégralité par les agents. La commission estime que ce registre est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve toutefois, dans ce cadre, de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée de tiers ou faisant apparaître le comportement de personnes dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice, en application de l'article L311-6 du même code. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable. En dernier lieu, la commission estime que le document cité au point 2) est communicable à toute personne qui en font la demande, sous réserve de l’occultation préalable, en vertu de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de l'agent concerné. Elle émet, sous ces réserves un avis favorable à la demande.