Avis 20217265 Séance du 13/01/2022

Monsieur X, pour X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 novembre 2021, à la suite du refus opposé par le directeur départemental du service d'incendie et de secours du Gard à sa demande de communication d’un document, au format excel, détenu et utilisé par le service des ressources humaines pour le dimensionnement des emplois par centre, et permettant de connaître la méthode de calcul et l'effectif réel des agents par centre de secours. La commission, qui a pris connaissance des observations du directeur départemental du service d'incendie et de secours du Gard, rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission prend note de ce que le document demandé, qui se présente sous forme de fichier, est un document de travail interne au service des ressources humaines, sans existence réglementaire. Elle estime, toutefois, que cette circonstance ne saurait faire obstacle à sa communication. Elle rappelle, à cet égard, qu'en application de l'article L300-2 du code précité, tout document élaboré par une administration dans le cadre de sa mission de service public, y compris les documents de travail, quels que soient leur forme et leur support, constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès garanti par le livre III de ce code. La commission estime ensuite que le document détenu et utilisé par le service des ressources humaines pour le dimensionnement des emplois par centre de secours, qui permet de connaître la méthode de calcul et l'effectif réel des agents par centre de secours, est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, si il existe sous la forme choisie par le demandeur ou si il peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, ce qui semble être le cas en l'espèce. Elle émet, dès lors, un avis favorable à la demande.