Avis 20217154 Séance du 13/01/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 novembre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Michel à sa demande de communication d'une copie de quatre actes de décès listés dans la demande du 12 novembre 2021 adressée à l'administration, sachant que la commune exige le paiement pour la délivrance de ces documents et a fixé le prix unitaire des photocopies à 1,50 euros depuis le 1er janvier 2021. En l'absence de réponse du maire de Saint-Michel à la date de sa séance, la commission rappelle tout d'abord que les actes de décès sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu des dispositions de l'article 30 du décret 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil. La commission relève également que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001. La commission précise qu'aux termes de l'article R311-1 de ce même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ». La commission en déduit que lorsque un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux non susceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. En application de ces principes, à supposer que la photocopie puisse en l’espèce être envisagée, la commission émettrait un avis favorable à la demande, dans le respect de la tarification prévue à l'article R311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Dans le cas contraire, le tarif de 1,50 euros ne lui paraît pas excessif au regard de la gamme de prix pratiquée habituellement par les services publics d'archives. Elle inviterait donc le demandeur, s'il souhaite obtenir l'envoi de la copie dont la réalisation lui est proposée, à s'acquitter de ce paiement et déclarerait sa demande irrecevable en l'état.