Avis 20215870 Séance du 25/11/2021

Madame X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 septembre 2021, à la suite du refus opposé par maire de Saint-Martin-de-Crau à sa demande de copie, à ses frais sur demande, au format papier, par courrier postal, des documents suivants : 1) l’organigramme général des services de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 2) l’avis du CHSCT compétent concernant l’organigramme général des services de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 3) la délibération du conseil municipal ayant validé l’organigramme général des services de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 4) l’organigramme du service de la police municipale de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 5) l’avis rendu par le CHSCT compétent concernant l’organigramme du service de la police municipale de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 6) la délibération du conseil municipal ayant validé l’organigramme du service de la police municipale de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 7) tous les arrêtés des agents des divers cadres d’emplois de la police municipale de la ville, en vigueur à la date de la demande ; 8) le plan de prévention des risques psychosociaux ; 9) les fiches prévues à l’article 14‐1 du décret n° 85‐603 du 10 juin 1985 modifié concernant notamment le service de la police municipale ; 10) le registre de sécurité prévu à l’article 3‐1 du décret n° 85‐603 du 10 juin 1985 en place au sein de la police municipale et maintenu à disposition des agents du service et des usagers ; 11) les arrêtés individuels habilitant et désignant les fonctionnaires de la collectivité à avoir accès direct ou indirect à la main courante informatique du service de la police municipale au sens de l’arrêté ministériel du 14 avril 2009 ; 12) l’acte unique de la déclaration à la CNIL de la main courante informatique utilisée par le service de la police municipale ; 13) la convention de coordination entre les forces de sécurité de l’État et la police municipale conformément au code général des collectivités territoriales et au code de la sécurité intérieure. La Commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. S'agissant du document mentionné au point 12), la Commission rappelle qu'il ressort des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des formalités préalables prévues par cette loi, de même que les décisions prises par cette commission au terme de ces procédures, font l'objet d'un régime particulier de communication, défini à l'article 31 de cette loi, qui échappe au champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. L'article L342-2 de ce code n'ayant pas étendu ses compétences à ce régime, la Commission se déclare en conséquence incompétente pour se prononcer sur ce point, comme l'y invite le maire de Saint-Martin-de-Crau. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Martin-de-Crau a également informé la Commission que les documents mentionnés aux points 3), 6), 9) et 11) de la demande n'existent pas. La Commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points. La Commission estime, en outre, que les documents mentionnés aux points 1), 2), 4), 5), 8), 10) et 13), s'ils existent, sont des documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Martin-de-Crau a précisé que les documents mentionnés aux points 2) et 5) n'existaient pas en l'état mais que des documents répondant à la demande, issus non pas du CHSCT mais du comité technique, étaient en sa possession. La Commission prend par ailleurs note de l'intention de l'administration d'adresser prochainement au demandeur l'ensemble des documents, en sa possession, répondant à ces différents points. S'agissant enfin du point 7) de la demande, la Commission estime que les arrêtés sollicités sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable à leur communication. Elle relève que le maire de Saint-Martin-de-Crau l'a informée de son intention de les communiquer prochainement.