Avis 20214756 Séance du 02/09/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 juillet 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Divonne-les-Bains à sa demande de communication, au lieu de la consultation proposée en mairie, des documents relatifs au projet de loisirs à destination des enfants, sur la parcelle X, à la suite de l'audience de Madame X, X, par la commission aménagement du territoire de 2018, notamment : 1) le compte rendu des discussions ; 2) l'accord ou les décisions prises par la commission sur les mérites de ce projet. En l'absence de réponse du maire de Divonne-les-Bains à la date de sa séance, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'ils aient perdu leur caractère préparatoire à une future décision administrative, ce qui semble être le cas en l'espèce. La commission relève, en l'espèce, que la demande porte non pas sur le principe de la communication mais sur ses modalités, le demandeur ayant sollicité une copie des documents et l'administration lui ayant proposé de consulter sur place les documents relatifs au projet de loisirs à destination des enfants, par courrier du 6 juillet 2021. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle invite donc l’administration à procéder à la transmission de ces documents, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant devra être porté à la connaissance de Monsieur X.