Avis 20212324 Séance du 27/05/2021

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 avril 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Colombier-Saugnieu à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, des documents suivants : 1) l’intégralité du rapport d’audit financier réalisé par la société X ; 2) les procès-verbaux des conseils municipaux depuis juin 2020 envoyés à la préfecture ; 3) l'accès à tous les documents concernant les marchés publics passés par la commune ; 4) la fiche de poste du collaborateur de cabinet ; 5) le coût de l’embauche annuelle du collaborateur de cabinet ; 6) l’ensemble des documents liés aux attributions de subventions (associations et autres) ; 7) le détail des budgets de chaque commission 2019/2020. La Commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La Commission, qui a pris connaissance de la réponse de l’administration, rappelle, en premier lieu, qu'un rapport d'audit réalisé par ou à la demande d'une autorité administrative, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, sauf à ce qu'il soit préparatoire à une décision administrative en cours d'élaboration. Cette communication ne peut toutefois intervenir que sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des mentions qui porteraient atteinte à l’un des intérêts protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, sous ces réserve, un avis favorable à la communication du document mentionné au point 1) de la demande. La Commission estime, en deuxième lieu, que la fiche de poste sollicitée au point 4) constitue un document administratif communicable à toute personne en faisant la demande, sur le fondement des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet en conséquence un avis favorable sur ce point. En troisième lieu, la Commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 5) de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. La Commission précise, en dernier lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La Commission relève en l'espèce, qu'en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Colombier-Saugnieu lui a indiqué que les procès-verbaux des conseils municipaux étaient uniquement publiés en version vidéo sur le site internet de la commune, conformément à son règlement intérieur, et n'étaient pas adressés à la préfecture. La Commission, qui comprend que les documents sollicités au point 2) n’existent pas, ne peut que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point. La Commission estime en outre que les documents mentionnés aux points 3), 6) et 7) sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve, s'agissant du point 3), de l'occultation des mentions couvertes par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et, en particulier, le secret des affaires. Elle relève, cependant, d'une part, le très grand nombre, voire l'imprécision des documents sollicités aux points 3) et 6), qui portent sur une période indéterminée, et d'autre part, les recherches qui incomberont nécessairement à l'autorité saisie afin d'identifier et sélectionner les documents susceptibles de satisfaire la demande ainsi que, agissant du point 3) la vérification de la nécessité de procéder aux occultations devant être opérées préalablement à la communication à des tiers des mentions susceptibles de porter atteinte, notamment, au secret des affaires. La Commission estime que dans les circonstances de l'espèce, le traitement de cette demande fait nécessairement peser sur la commune saisie, de taille modeste, une charge de travail déraisonnable au regard des moyens dont elle dispose. Elle en déduit que cette demande ne peut en conséquence recevoir un avis favorable sur ces deux points et invite la demanderesse, si elle le souhaite, à en restreindre ou à en préciser l'objet. Enfin, la Commission prend note des nombreuses demandes que Madame X a adressées à l’administration et invite celle-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.