Avis 20212074 Séance du 06/05/2021

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 mars 2021, à la suite du refus opposé par le président de l'iniversité François Rabelais de Tours à sa demande de communication, à ses frais, de la copie des documents suivants relatifs à son père décédé, le docteur X : 1) son diplôme de médecine obtenu le le 18 février 1985 ; 2) sa thèse, dont la consultation, sur rendez-vous, à la bibliothèque universitaire de la faculté de médecine, lui a été proposée. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du président de l'université François Rabelais de Tours, rappelle, en premier lieu, que les documents administratifs sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande. Toutefois, en vertu de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs et mentions susceptibles de porter atteinte à la protection de la vie privée, portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou révélant le comportement d'une tierce personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. La personne intéressée, au sens de ces dispositions, est celle qui est directement concernée par le document, c'est-à-dire, s'agissant d'un document contenant des informations qui se rapportent à une personne, soit cette personne elle-même, soit un ayant droit direct de cette personne, titulaire d'un droit dont il peut se prévaloir à raison du document dont il demande la communication. En l'espèce, la commission relève que la communication du diplôme de médecine délivré au docteur X par l'université est sollicitée par sa fille qui a en conséquence la qualité d'ayant droit. Elle ne se prévaut toutefois d'aucun droit à raison du document dont elle demande la communication. La communication rappelle cependant que si, en règle générale, la formation initiale et les qualifications d’une personne relèvent de sa vie privée, dont la protection ne s'éteint pas avec le décès de l'intéressé, il n’en va pas ainsi, depuis un avis n° 20114407 du 17 novembre 2011 réitéré, des titres et diplômes légalement requis pour l’exercice d’une profession réglementée, qui, lorsqu’ils figurent dans un dossier ou un document relatif à l’activité professionnelle de l’intéressé, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission émet, par suite, dans les circonstances de l'espèce, un avis favorable au point 1) de la demande. La commission relève ensuite, comme elle y a déjà procédé dans un conseil n° 20191986 du 6 juin 2019 en partie II, qu'en application de l'article 12 de l'arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat, le directeur de thèse et le doctorant signent, lors de l'inscription de celui-ci en première année de doctorat, une convention de formation, qui mentionne notamment « les objectifs de valorisation des travaux de recherche du doctorant : diffusion, publication et confidentialité, droit à la propriété intellectuelle selon le champ du programme de doctorat ». Le premier alinéa de l'article 19 de cet arrêté précise que : « La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d'établissement si le sujet de la thèse présente un caractère de confidentialité avéré ». Enfin, le dernier alinéa de l'article 25 du même arrêté dispose que : « Sauf si la thèse présente un caractère de confidentialité avéré, sa diffusion est assurée dans l'établissement de soutenance et au sein de l'ensemble de la communauté universitaire. La diffusion en ligne de la thèse au-delà de ce périmètre est subordonnée à l'autorisation de son auteur, sous réserve de l'absence de clause de confidentialité ». La commission estime que ces dispositions, de valeur réglementaire, ne font pas obstacle à l'application des dispositions législatives des articles L300-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, qui garantissent le principe de la liberté d'accès aux documents administratifs. Aux termes de l'article L300-2 de ce code, sont considérés comme tels, « quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission ». La commission considère que les thèses détenues par l'établissement public d'enseignement supérieur dans lequel la soutenance a lieu doivent être regardées comme des documents administratifs au sens des dispositions précitées de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'elles ont été remises à l'établissement dans le cadre de ses missions de service public. Le droit d'accès à ces documents relève donc, également, des dispositions des articles L300-1 et suivants de ce code. En application de ces dispositions, une thèse de doctorat est communicable à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration lorsqu'elle est achevée, c'est-à-dire qu'elle a été soutenue devant un jury et, dans le cas où celui-ci a demandé des corrections, lorsque celles-ci ont été apportées ou à l'issue du délai de trois mois imparti pour déposer la thèse corrigée, sous réserve de l'occultation préalable, en application de l'article L311-7 du même code, des mentions relevant des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sauf à ce que ces occultations privent d'intérêt la communication. Les mentions ainsi protégées ne deviendront librement communicables que dans les délais prévus par le code du patrimoine à l'article L213-2. Une consultation anticipée par dérogation à ces délais peut toutefois être accordée dans le cadre des dispositions de l'article L213-3 du même code aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger. La commission rappelle, enfin, qu'aux termes de l'article L311-4 du code des relations entre le public et l'administration : « Les documents administratifs sont communiqués ou publiés sous réserve des droits de propriété littéraire et artistique ». Il résulte de ces dispositions, telles qu'interprétées par le Conseil d’État, (CE, n° 375704, 8 novembre 2017) qu'un document administratif grevé de droits de propriété intellectuelle qui n'a pas déjà fait l'objet d'une divulgation, au sens de l'article L121-2 du code de la propriété intellectuelle, ne peut être communiqué sans l'autorisation de l'auteur. La commission estime, s'agissant des thèses de doctorat communicables aux termes des dispositions du code des relations entre le public et l'administration mentionnées au précédent alinéa, que le dépôt de la version validée de la thèse dans ses formats de diffusion et d'archivage par l'établissement de soutenance auprès de l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur, qui est précédé de l'enregistrement d'autorisations de diffusion dans le cadre du bordereau d'enregistrement national, le cas échéant assorti d'un contrat de diffusion, dans les conditions fixées par l'arrêté du 25 mai 2016, implique de la part de son auteur l'exercice de son droit de divulgation. La commission en déduit qu'il n'est donc pas nécessaire de recueillir l'accord de l'auteur d'une thèse universitaire avant sa communication sur le fondement du titre I du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Il appartient en revanche à l'administration d'informer le demandeur que la réutilisation d'un tel document ne relève pas du titre II du livre III de ce code mais de la législation sur les droits d'auteur. Enfin, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission émet en conséquence un avis favorable au point 2) de la demande, selon les modalités choisies par Madame X, le cas échéant après qu'un devis lui aura été adressé et qu'elle se sera acquittée des frais de reproduction.