Avis 20202771 Séance du 24/09/2020

Maître X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 février 2020, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de l'Aube à sa demande de communication du compte rendu de réunion en date du 25 octobre 2019 du service local d'aménagement de Bar-sur-Seine concernant les entrées de la commune de Bourguignons - rue des tilleuls et RD 93. La Commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, sont considérés comme documents administratifs, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. La Commission estime que le compte rendu de réunion sollicité, constitue un document administratif au sens du livre III du code précité, et qu'il est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve, d'une part, qu'il ne porte pas atteinte à l'un des secrets prévus par la loi et protégé par les articles L311-5 et L311-6 de ce même code, tel que le secret dû à la vie privée, et, d'autre part, qu'il ait perdu son caractère préparatoire. Elle rappelle sur ce point qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. En l'espèce, le président du conseil départemental de l'Aube a informé qu'aucune décision n'avait été prise sur l'aménagement de Bar-sur-Seine. La Commission, qui comprend que la collectivité n'a cependant pas renoncé à cette opération, considère que le procès-verbal du 25 octobre 2019 revêt le caractère d’un document préparatoire. Elle émet par suite un avis défavorable à la demande.