Conseil 20202657 Séance du 24/09/2020

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 24 septembre 2020 votre demande de conseil relative au 1) caractère légal de l'autorisation accordée par une ancienne pensionnaire à un producteur de documentaires de filmer son dossier détenu par la congrégation religieuse dont la mission principale était jusque dans les années 1990 l’accueil de jeunes filles mineures en difficultés sociales et familiales, alors qu'elle n'en connait pas le contenu et sachant que ces archives contiennent les dossiers d’accompagnement éducatif, comprenant des enquêtes sociales ou de gendarmerie, rapports de comportement et autres pièces judiciaires et que ces documents ont le statut d’archives publiques étant donné le lien contractuel avec l’État, dans le cadre de l’exercice d’une mission de service public ; 2) une lecture d’un dossier d’enfant placé peut-elle être rendue publique, alors que des personnes tierces sont également mises en cause (les autres membres de la famille sont nommés et décrits précisément dans l’enquête sociale) ? La commission rappelle que les dossiers relatifs à une mission de service public, réalisée dans un cadre contractuel avec l’État, ont le statut d'archives publiques en vertu des dispositions de l'article L211-4 du code du patrimoine. A ce titre, leur communication est régie par les articles L213-1 à L213-8 de ce même code. Les informations évoquées dans votre demande sont protégées par un délai de cinquante ou soixante-quinze ans, selon les paragraphes 3° et 4° de l'article L213-2 de ce code. Ces documents ne deviennent librement communicables qu'à l'expiration de ces délais, quelle que soit l'autorisation qui ait pu être donnée par la personne qui est l'objet principal de ce dossier. L'autorisation de communication d'informations non librement communicables est régie par l'article L213-3 du code précité, qui précise dans son paragraphe I que  « l'autorisation de consultation de documents d'archives publiques avant l'expiration des délais fixés au I de l'article L. 213-2 peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger. Sous réserve, en ce qui concerne les minutes et répertoires des notaires, des dispositions de l'article 23 de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, l'autorisation est accordée par l'administration des archives aux personnes qui en font la demande après accord de l'autorité dont émanent les documents ». Au vu de ces dispositions, la commission estime que l'ancienne pensionnaire n'est pas fondée à délivrer une autorisation de consultation de son dossier. En revanche, au regard des éléments du dossier, la commission vous invite à mettre en œuvre la procédure prévue au code du patrimoine dans le cas où les délais de cinquante ans et soixante-quinze ans ne serait pas échu. Si en revanche ces délais sont échus, vous pouvez communiquer le dossier demandé. 2) Publication d'informations relatives à des tiers L'article L312-1-2 du code des relations entre le public et l'administration prévoit que « sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L. 312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou 312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ». Cette liste est précisée à l'article D312-1-3 du même code. La commission estime que les informations mentionnées dans les dossiers d'enfants placés autres que celles relatives à l'enfant placé qui aurait consenti à ce qu'elles soient rendues publiques, et relatives à des tiers n'entrent dans les exceptions prévues par cet article, que dès lors que les documents sont librement communicables à l'issue des délais prévus par le code du patrimoine dans les conditions prévues par le 9° de l'article D312-1-3 du code des relations entre le public et l'administration. A défaut, ces dossiers ne peuvent être rendus publics, sans le consentement des personnes intéressées, sans avoir été anonymisées des informations permettant d'identifier des personnes, directement ou indirectement.