Avis 20202403 Séance du 24/09/2020

Maître X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 juillet 2020, à la suite du refus opposé par le président du syndicat mixte des transports du bassin d’Alès à sa demande de communication, par voie dématérialisée, à ses frais, des documents suivants : 1) les différents arrêtés préfectoraux pris pour la création, puis l'évolution du syndicat ; 2) les statuts à jour ; 3) les différentes délibérations du conseil syndical ayant fixé les montants du versement transport et le cas échéant du versement transport additionnel, depuis la création du syndicat ; 4) le procès-verbal du dernier conseil syndical. Après avoir pris connaissance des observations du président du syndicat mixte des transports du bassin d’Alès, la commission rappelle qu’il résulte de l'article L5721-6 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des syndicats mixtes, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet, en application de ces principes, un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 3) et 4) de la demande. S'agissant du surplus de la demande, la commission estime que les documents sollicités sont également communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable à leur communication. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime, en l'espèce, que le président du syndicat mixte des transports du bassin d’Alès est fondé à subordonner la délivrance de copies des documents sollicités aux points 2) et 4), si ces derniers n'existent pas sous une forme dématérialisée, à une participation financière préalable du demandeur correspondant aux frais d'envoi et de reproduction. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés, selon les modalités rappelées ci-dessus. La commission constate, par ailleurs, que l'administration ne s'oppose pas à la transmission des autres documents à Maître X. En revanche, elle exige de sa part qu'elle précise l'objet de sa demande, compte tenu du volume de documents concernés, dont certains sont archivés. La commission rappelle, à cet égard, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Par conséquent, lorsque la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration, compte tenu des moyens dont elle dispose, d'identifier les documents souhaités, elle est en droit d'indiquer au demandeur que sa demande excède les limites fixées au droit d'accès prévu par le code précité et de l'inviter, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents en lui adressant une nouvelle demande. La commission relève en l'espèce qu'une demande visant, d'une part, les arrêtés préfectoraux pris pour la création, puis l'évolution du syndicat et, d'autre part, les délibérations du conseil syndical ayant fixé les montants du versement transport et le cas échéant du versement transport additionnel, depuis la création du syndicat identifie avec suffisamment de précision les documents sollicités. Elle estime qu'une telle demande est suffisamment précise. La commission rappelle, à cet égard, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication ou la communication d'autres documents que ceux demandés. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission précise enfin que l’exercice du droit d’accès doit rester compatible avec le bon fonctionnement des services. Dès lors, elle considère que l'autorité administrative est fondée à aménager les modalités de communication. Elle précise, à ce titre, que lorsque le volume des documents est important, la communication peut être étalée dans le temps et même que, si la demande porte sur la délivrance d’une copie des documents, le demandeur peut être invité à venir les consulter sur place pour opérer une sélection de ceux dont il souhaite la reproduction. La commission admet aussi que si la demande porte sur un nombre important de documents alors que l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour la satisfaire, l’administration peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur et adresser le devis au demandeur pour acceptation et le cas échéant règlement préalable.