Avis 20202157 Séance du 30/09/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 juillet 2020, à la suite du refus opposé par le maire d'Orcemont à sa demande de copie, à ses frais, avec indication, au préalable, du coût de reproduction et du mode de règlement, de l'intégralité des permis de construire suivants, situés au « Clos de la Garenne » à Orcemont, concernant : 1) dans un premier temps, le lot 18, avec le permis modificatif numéro X délivré le 14 octobre 2019 et les autorisations d'utilisation sur la voie publique pour le transport des déchets, gravats et/ou tous autres matériaux utilisés pour les travaux par l'entreprise de construction pour l'ensemble de la période du chantier, ainsi que les lots 19, 20, 22, 23, 24, 29, 30, intégrant l'ensemble des éléments notariaux et les déclarations attestant l'achèvement et la conformité des travaux ; 2) dans un second temps, les lots 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 25, 26, 27, 28, et 31 intégrant l'ensemble des éléments notariaux et les déclarations attestant l'achèvement et la conformité des travaux. La commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de construire, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission rappelle également qu'en vertu du principe de l’unité du dossier, l'ensemble des pièces du dossier au vu duquel un permis de construire est délivré, qu'elles émanent du pétitionnaire ou aient été élaborées par l'administration, revêtent le caractère de documents administratifs au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, sans qu'y fasse obstacle la circonstance que ces documents ne figurent pas sur la liste des pièces devant obligatoirement y figurer. Cette communication doit toutefois se faire dans le respect des dispositions de l’article L311-6 du même code. En particulier, la commission estime que la transmission des actes notariés ou documents d'état civil contenus dans ces dossiers ne peut se faire qu’après occultation de toutes les mentions révélant des aspects de la vie privée des personnes qui y sont citées (adresse, date et lieu de naissance, statut marital et nom du conjoint, déclaration des parties sur leur capacité). La commission comprend enfin qu'en l'espèce aucun des documents sollicités ne peut être regardé comme préparatoire au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, les décisions relatives à ces autorisations d'urbanisme ayant été rendues. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande, dans cette mesure. S'agissant des attestations de conformité demandées, la commission relève que l'article L462-1 du code de l'urbanisme dispose qu'à l'achèvement des travaux de construction ou d'aménagement, une déclaration attestant cet achèvement et la conformité des travaux (DAACT) au permis délivré ou à la déclaration préalable est adressée à la mairie. Cette déclaration est obligatoire pour les travaux ayant fait l'objet d'un permis de construire, d'un permis d'aménager ou d'une déclaration préalable de travaux. L'article R462-6 du même code prévoit qu'à compter de la date de réception en mairie de la déclaration d'achèvement, l'autorité compétente dispose d'un délai de trois mois pour contester la conformité des travaux au permis ou à la déclaration. Ce délai est porté à cinq mois lorsqu'un récolement des travaux est obligatoire en application de l'article R462-7. Enfin l'article R462-9 précise que lorsqu'elle estime que les travaux ne sont pas conformes à l'autorisation, l'autorité compétente pour délivrer le permis ou prendre la décision sur la déclaration préalable met en demeure, dans le délai prévu à l'article R462-6, le maître de l'ouvrage de déposer un dossier modificatif ou de mettre les travaux en conformité avec l'autorisation accordée. La commission, en l'absence de réponse de l'administration, estime que la déclaration attestant l'achèvement et la conformité des travaux revêt le caractère d'un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet en conséquence un avis favorable dans cette mesure, sous réserve que les documents sollicités existent. S'agissant enfin des autorisations d'utilisation sur la voie publique demandées au point 1), la commission estime qu'il s'agit de documents administratifs communicables toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et, le cas échéant, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc également un avis favorable dans cette mesure. La commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. En l'espèce, la commission observe que l'administration entend inviter Monsieur X à venir consulter sur place les documents demandés. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents. A cet égard, elle souligne que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En l'espèce, la commission estime qu'elle ne dispose pas suffisamment d'éléments pour apprécier si le volume des documents à reproduire reste compatible avec le bon fonctionnement des services et n'appelle pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. Elle invite donc, sous réserve que tel soit effectivement le cas, le maire d'Orcemont à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.