Avis 20201097 Séance du 30/09/2020

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 mars 2020, à la suite du refus opposé par le président de l'Eurométropole de Strasbourg à sa demande de copie des documents suivants : 1) le compte rendu de l'entretien entre Madame X, Madame X et la demanderesse, en amont de sa reprise de fonctions en novembre 2018 ; 2) le rapport établi par Monsieur X dans le cadre du dossier de demande de reconnaissance de maladie professionnelle et de toutes les pièces complémentaires versées par l'administration audit dossier ; 3) la lettre de saisine adressée par l'administration au docteurX, chargé de procéder à l'expertise médicale ; 4) l'intégralité de la réponse adressée par le docteurX à l'administration comprenant le rapport d'expertise et sa lettre d'accompagnement ; 5) le formulaire d'inscription à la formation MPGTR de l'ENA signé par l'administration ; 6) les documents et engagements à caractère comptable signés par l'Eurométropole dans le cadre de la mise en place de cette formation ; 7) la convention de formation tripartite (ENA-Eurométropole et moi-même) soumise à sa signature en semaine 36 (2019) dans le bureau du Chef de Service Emploi Formation ou bien une attestation confirmant que ce document n'existe pas et qu'aucune convention bi ou tripartite n'a été soumise à signature relativement à cette formation (pièce non retrouvée ni à l'ENA ni au sein du service cité) . En l'absence de réponse de l'administration, la commission rappelle, s'agissant du document visé au point 1), que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Dès lors qu’il ne ressort pas des informations portées à sa connaissance qu’une procédure disciplinaire serait en cours, la commission émet un avis favorable à la communication à Madame X de son dossier personnel du document sollicité au point 1) de la demande. S'agissant des documents visés aux points 2) à 4), la commission rappelle qu'en matière de fonction publique, les documents qui se rapportent à la réunion de la commission de réforme présentent le caractère de documents administratifs. Mais, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis. Avant l’avis de la commission de réforme, la commission d’accès aux documents administratifs constate que la communication à l’agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l’article 19 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l’article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d’accès aux documents administratifs relève cependant que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n’ait rendu son avis. Une fois l’avis rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l’employeur sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par le rapport. En revanche, les documents émanant d'agents établis dans le cadre de leurs fonctions, notamment des autorités hiérarchiques de l’intéressé, ne sauraient être couverts par cette réserve. La commission rappelle enfin que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis du comité médical rendu, les rapports du médecin du travail et du médecin agréé qui a examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. La commission estime que les documents visés aux points 2) à 4) de la demande, sollicités par Madame X, lui sont communicables aux conditions indiquées. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. S'agissant du document visé au point 5), la commission comprend qu'il s'agit du formulaire rempli par Madame X et estime qu'il s'agit d'un document administratif communicable à l'intéressée, en application de l'article L311-6 du code de relations entre le public et l'administration. S'agissant des documents visés au point 6), s'ils existent, la commission rappelle qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. S'agissant de la convention visée au point 7), la commission estime qu'il s'agit, si elle existe, d'un document administratif communicable à l'intéressée, en application de l'article L311-6 du code de relations entre le public et l'administration. S'agissant de l'attestation visée au point 7), sollicitée si la convention demandée n'existe pas, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande. Elle constate en l’espèce que la demande ne porte pas sur la délivrance d'une copie de document administratif existant mais tend à l’élaboration d’un nouveau document. Par suite, la commission ne peut que déclarer la demande d'avis irrecevable sur ce point. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.