Avis 20201056 Séance du 30/09/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 février 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Geniès-de-Malgoirès à sa demande de copie, avec frais à régler si obligatoires, de l'intégralité de son dossier personnel, notamment : 1) les arrêtés municipaux d'accidents du travail de 1995 à aujourd'hui ; 2) les arrêtés municipaux de maladie ordinaire de 1995 à aujourd'hui ; 3) les contrats et arrêtés de déroulement de carrière du 01/06/1992 au 31/01/1996 ainsi que ceux du 01/01/2017 à aujourd'hui ; 4) les arrêtés municipaux nominatifs du régime indemnitaire et des primes de 1995 à aujourd'hui ; 5) la délibération des modalités d'attribution du RIFSEEP ; 6) les fiches de notation plus les entretiens professionnels de 1995 à aujourd'hui numérotés ; 7) les bulletins de salaire : - liasse 1997 (celui de février), liasse 1996 (ceux de janvier, août et septembre), liasse 1998 (celui de novembre), liasse 2000 (ceux de janvier à décembre), liasse 2001 (ceux de janvier, février et mars), liasse 2006 (celui de septembre) ; 8) les fiches de poste agent technique spécialité espaces verts, adjoint 2ème classe, adjoint 1er classe et agent de maitrise ; 9) l'extrait du registre du 23/01/1995 ; 10) la lettre du 02/10/1995 ; 11) l'échange avec la préfecture du 06/05/1993 ; 12) l' attestation d'aptitude du 02/09/1999 ; 13) l'échange avec le CDG du 13/12/1999 ; 14) la CAP du 05/11/2002 ; 15) la CAP 12/05/2009 ; 16) la délibération 26/02/2009 ; 17) l'échange avec le CDG du 03/07/2009 ; 18) l'échange avec le CDG du 15/06/2011 ; 19) l'échange avec le CDG du 02/07/2012 ; 20) la lettre mairie du 05/07/2012 ; 21) le certificat du Docteur X du 04/02/2016 ; 22) la notification de NBI de septembre 2019 ; 23) l'arrêté municipal du 19/05/2000 ; 24) l'arrêté municipal du 27/03/2000 ; 25) l'arrêté municipal du 01/02/2001 ; 26) l'arrêté municipal du 02/11/2000 ; 27) la lettre de la préfecture du 29/11/2000 ; 28) l'échange avec le CDG du 24/01/2005 ; 29) les décisions de maintien du salaire (coté eig) des 01/12/2015 et 02/11/2015 ; 30) la déclaration mutuelle d'avril à octobre 2015 ; 31) la prise en charge accident du travail du 21/11/2017 ; 32) l'arrêté accident du travail du 07/10/2011 ; 33) l'arrêté accident du travail du 26/10/2011 ; 34) le bordereau de transmission CDG (recto verso) du 07/11/2019 (24 pages de l'année 1995 à 2017 visée mars 2018) ; 35) la lettre de la caisse des dépôts qui lui a été adressée du 30/09/2004 ; 36) la lettre de la caisse des dépôts adressée à la mairie {5 pages) du 30/09/2004 ; 37) l'échange de la mairie avec le CDG du 09/12/2004 ; 38) la lettre du CDG (8 pages recto verso) du 29/04/2004 ; 39) la lettre de la mairie au CDG (8 pages recto verso) du 04/08/2004 ; 40) la lettre du CDG (3 pages) du 18/03/2004 ; 41) la lettre de la mairie au CDG (9 pages recto verso) du 10/02/2004 ; 42) la lettre du CDG à la mairie (3 pages recto verso) du 09/09/2004 ; 43) la lettre de la caisse des dépôts à la mairie (9 pages recto verso) du 09/03/2001 ; 44) le courrier de GRAS SAVOYE du 08/07/2003 ; 45) le courrier de GRAS SAVOYE du 05/03/2003 ; 46) le courrier de GRAS SAVOYE du 11/04/2003 ; 47) le courrier de GRAS SAVOYE du 12/03/2003 ; 48) le courrier de GRAS SAVOYE du 26/12/2001 ; 49) le courrier de GRAS SAVOYE du 25/01/2001 ; 50) le courrier de GRAS SAVOYE du 31/08/2001 ; 51) le courrier de GRAS SAVOYE du 27/08/2001 ; 52) le courrier de GRAS SAVOYE du 15/03/2001 ; 53) le courrier de GRAS SAVOYE du 25/05/2001 ; 54) la notification de NBI (6 pages) + NBI (4 pages) du 19/05/2000 ; 55) le courrier lrcantec du 28/11/2001 ; 56) le courrier de la caisse des dépôts du 05/12/2000 ; 57) le rappel salaire 1999 (1 page) + dossier X ; 58) le rappel salaire (2 pages) mairie à X 23/10/2003 ; 59) l'attestation du maire du 23/10/2000 ; 60) la lettre du maire (3 pages) du 02/10/2000 ; 61) l'échange de la mairie avec le CDG (8 pages) du 25/11/2004 ; 62) la prestation GRAS SAVOYE du 31/08/2004 ; 63) la télécopie du 14/09/2005 ; 64) la lettre mutuelle du 30/06/2006 ; 65) la lettre mutuelle du 19/08/2006 ; 66) l'avis du comité médical du 13/11/2003 ; 67) l'avis du comité médical du 31/07/2003 ; 68) le rappel salaire du 10/04/1996 ; 69) les arrêtés accident du travail du 07/01/2007 et 07/01/2008 ; 70) l'attestation mairie du décompte demi-traitement 2001-2002 ; 71) l'arrêté maladie du 01/09/2003 notifié le 03/11/2003 ; 72) l'arrêté maladie du 01/09/2003 notifié le 10/10/2003 ; 73) l'arrêté maladie du 17/02/2003 période 03/01/2003 au 31/03/2003 ; 74) l'arrêté maladie du 17/02/2003 période 01/02/2003 au 09/02/2003 ; 75) la lettre de la mairie au docteur X du 01/07/2003 ; 76) le certificat du docteur X (6 pages) du 13/11/2018 ; 77) l'avis du comité médical du 31/10/2019 ; 78) l'arrêté municipal du 04/11/2019 ; 79) le certificat médical du médecin du travail du 24/07/2018 ; 80) le certificat médical du docteur X pour lombalgie du 02/01/2018 ; 81) le certificat médical du docteur X pour tendinite du 02/01/2018 ; 82) la saisie de la commission de réforme (14 pages) du 13/11/2017 ; 83) l'arrêté d'accident du travail du 17/10/2017 ; 84) l'avis de la commission de réforme du 26/09/2019 ; 85) l'expertise médicale du docteur X du 31/07/2019 ; 86) le certificat médical du docteur X du 31/07/2019 relatif au coude droit et gauche ; 87) la demande d'ATI du 27/06/2019. En l'absence de réponse du maire de Saint-Geniès-de-Malgoirès, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En outre, la commission précise que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. En l'espèce, la commission, qui ne dispose d'aucune information concernant l'existence d'une procédure disciplinaire et qui n'a pas non plus connaissance d'une procédure en cours devant un comité médical ou une commission de réforme, estime que les documents sollicités s'ils existent ou peuvent être aisément identifiés compte tenu de l'imprécision entourant certains des documents demandés, y compris les pièces médicales, lui sont communicables, sur le fondement des dispositions précitées. Elle souligne, à toutes fins utiles, que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable à la demande, selon les modalités qui viennent d'être énoncées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.