Avis 20200780 Séance du 16/07/2020

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 février 2020, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d'agglomération Chalon-Val de Bourgogne, le Grand Chalon à sa demande de communication des documents suivants : 1) le dernier bilan social établi par la collectivité ; 2) le montant contractuel des heures effectuées par les agents de la collectivité ; 3) la description des dispositifs de contrôle permettant de s’assurer de la fiabilité et de la qualité de la gestion des ressources humaines telles que demandées par la chambre régionale des comptes en 2017 ; 4) les fonctions et activités des deux agents détachés auprès du conseil départemental de Saône‐et‐Loire, à titre gracieux, selon la délibération du conseil communautaire du 25 octobre 2017 ; 5) à propos du compte administratif 2018 : a) la liste des personnes et les montants concernés dans la ligne 653 de la page 103 : « indemnités élus » ; b) les documents comptables (factures ou autres) concernant la ligne 238 de la page 105 : « avances et acomptes versés sur commandes d’immobilisations corporelles ». En l’absence de réponse du président de la communauté d'agglomération Chalon-Val de Bourgogne, le Grand Chalon à la date de sa séance, la mission estime que les documents administratifs mentionnés aux points 1) et 4) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. La commission rappelle, ensuite, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. La commission, qui comprend que le document visé au point 2) porte sur le total des heures de travail effectuées par les agents de la collectivité, estime que ce document administratif est communicable s'il existe ou peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle donc émet un avis favorable sur ce point sous cette réserve. En revanche, elle se déclare incompétente pour se prononcer sur le point 3) de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. Enfin, s’agissant des documents visés au point 5) a), la commission rappelle que les bulletins des indemnités versées aux élus locaux sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée protégé par l'article L311-6 de ce code (adresse personnelle, coordonnées bancaires). Elle précise à cet égard que le montant de ces indemnités, dès lors qu'ils sont fixés de façon forfaitaire ou objective, et donc sans tenir compte de la situation personnelle - montant qui figure vraisemblablement dans une délibération - n'est pas au nombre des informations dont l'article L311-6 mentionné ci-dessus exclut la communication à des tiers. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. S’agissant des documents visés au point 5) b), la commission rappelle qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.