Avis 20194420 Séance du 20/02/2020

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 septembre 2019, à la suite du refus opposé par le directeur général de l'office public de l'habitat du département de Vaucluse Mistral habitat à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents relatifs aux informations dont doivent disposer ses clients en commission administrative paritaire : 1) la liste des agents promouvables précisant : a) les prénoms et noms de l’agent, son matricule ; b) la date de recrutement ; c) la date d’entrée dans le grade ; d) la date d’entrée dans l’échelon ; e) la fonction ; f) l’effectivité de l’entretien annuel et professionnel ; g) l’effectivité des obligations de formation de professionnalisation ; 2) la liste des agents dont la promotion est proposée ; 3) les délibérations : a) portant critères présidant à l’établissement des tableaux d’avancement (liste des agents promouvables) ; b) portant critères présidant aux choix des agents promus ; La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission relève, tout d'abord, que les offices publics de l'habitat, issus de la transformation, par l'article 6 de l'ordonnance du 1er février 2007 des offices publics d'aménagement et de construction, ont le statut d'établissements publics locaux à caractère industriel et commercial. La commission rappelle ensuite que les offices publics de l'habitat emploient tant des agents de droit public, titulaires de la fonction publique territoriale ou non titulaires, que des salariés de droit privé, régis par le code du travail ainsi que par des dispositions en partie communes aux agents de droit public, précisées par le décret du 8 juin 2011 portant dispositions relatives aux personnels des offices publics de l'habitat. Elle considère que si les documents qui se rapportent exclusivement à la gestion de leurs salariés de droit privé sont dépourvus de caractère administratif, les documents relatifs à la gestion de leurs agents de droit public entrent au contraire dans le champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle, s'agissant du point 1), qu’elle considère que les listes des agents promouvables, c'est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir, ni aucune information relative à la vie privée. Elle précise, s'agissant du détail des informations demandées, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc, sous la réserve mentionnée ci-dessus et pour les seuls agents de droit public, un avis favorable à la communication de cette liste, comportant les items demandés à la condition qu'ils soient déjà indiqués dans la liste existante ou puissent y être ajoutés par un traitement automatisé d'usage courant. S'agissant du point 2), la commission estime de manière constante que la liste des agents proposés à l'avancement par l'employeur en fonction de critères de sélection propres à la collectivité, s'ils révèlent une appréciation sur la manière de servir de ces agents, n'est communicable qu'aux intéressés, chacun pour ce qui les concerne, conformément aux dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Ce n'est que dans l'hypothèse où la promotion se ferait exclusivement à l'ancienneté qu'elle pourrait être communiquée à toute personne qui en ferait la demande, en application de l'article L311-1 du code, dès lors qu'il s'agit d'agents de droit public. Cette communication devrait toutefois s'effectuer sous réserve de l'occultation préalable d'éventuelles mentions sur la manière de servir des agents concernés ou relevant de leur vie privée. Elle émet donc, dans ces seules hypothèses et sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. La commission estime que les documents mentionnés au point 3) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point.