Avis 20193250 Séance du 30/06/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 juin 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Veckring à sa demande de communication, sur support papier ou par voie électronique, des documents suivants : 1) le compte administratif de l'exercice 2018 ; 2) le compte de gestion 2018 ; 3) les mandats, les bordereaux de mandats et de recettes 2018 ; 4) l'état des recettes et dépenses 2018 ; 5) les titres de recettes ou de dépenses (y compris des remboursements des emprunts) 2018 ; 6) les pièces justificatives des dépenses, les factures et mémoires 2018 ; 7) les procès verbaux et les arrêtés pris par le centre communal d’action sociale (CCAS) de la commune pour l’année 2018 ; 8) les budgets et comptes du CCAS pour l’année 2018 ; 9) les 3 devis du lot 1, les 2 devis du lot 2 de la délibération 23 07 2019 01 ; 10) la demande de subvention et les documents de la délibération 23 06 2019 06 ; 11) les 2 devis de la délibération 23 07 2019 07. A titre liminaire, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Veckring a informé la commission de ce que Monsieur X, le demandeur, a, entre 2018 et 2019, adressé à la mairie neuf demandes de même importance volumétrique que la présente, dont pour certaines la commission a eu à connaître. En outre, le maire de Veckring a fait savoir à la commission que Monsieur X a, depuis le dépôt de la présente saisine, fait parvenir à la mairie de nouvelles demandes de documents et que contrairement à ce qu'il avance dans ses dossiers de saisine, il est libre de venir consulter les documents sollicités en mairie sur une base hebdomadaire. Au regard des informations portées à la connaissance de la commission par le demandeur et par l’administration, la commission, qui prend note des nombreuses demandes que Monsieur X a adressées à l’administration, invite celui-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, et précise que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif. Pour rappel, la commission estime qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. Toutefois, la commission observe que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Dans ces circonstances, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités à Monsieur X mais tient cependant à attirer son attention sur l'avertissement qui lui est adressé quant à la fréquence et au volume de documents qu'emportent ses nombreuses demandes, mais également sur les critères qui sont susceptibles de conduire la commission à déclarer une demande abusive. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.