Avis 20193230 Séance du 16/01/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 juin 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Paul-de-Varces à sa demande de communication, sous format numérique ou sous format papier, des documents relatifs au choix du groupement société X par le jury dans le cadre de l'opération immobilière « Le Villarey 1 », au lieu de la consultation sur place proposée par la mairie : 1) la copie de la délibération du conseil municipal fixant la composition et le contenu des fonctions déléguées à ce jury ; 2) la composition nominative du jury ayant procédé à la désignation du groupement lauréat ; 3) la copie des comptes rendus des réunions du jury dans ce cadre ; 4) la copie de la délibération par laquelle le maire a rendu compte auprès du conseil municipal du choix du jury et la copie de la délibération du conseil municipal sur le lauréat en conséquence. La commission relève que les documents sollicités concernent un appel à projet non soumis aux dispositions du code de la commande publique. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Paul-de-Varces a précisé que les délibérations mentionnées aux points 1) et 4) de la demande n'existaient pas. La commission précise, à cet égard, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle constate en l’espèce que ces points de la demande tendent à l’élaboration de nouveaux documents. Elle déclare donc la demande d’avis irrecevable sur ce point. S'agissant du surplus de la demande, la commission considère que les documents sollicités sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sans qu'y fasse obstacle la circonstance alléguée qu'ils ne seraient pas annexés à une délibération du conseil municipal de la commune. La commission relève, à toutes fins utiles, que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie de documents. Elle rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. A cet égard, elle souligne que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission émet donc un avis favorable à la demande. Enfin, elle constate qu'en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Paul-de-Varces a fait valoir que les demandes de communication de documents par Monsieur X étaient nombreuses voire abusives. Elle en prend note et invite le demandeur à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Elle rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.