Avis 20192541 Séance du 19/12/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 mai 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Suippes à sa demande de communication des documents suivants : 1) tous les documents permettant de connaître les dépenses affectées à l'achat d'un minibus : a) les devis présentés en conseil municipal, comprenant notamment les caractéristiques du véhicule ; b) la délibération du conseil municipal autorisant le maire à effectuer cet achat ; c) la facture de cet achat ; d) le carnet de bord du véhicule donnant les dates, les horaires, les lieux, les kilométrages, les pleins de carburant, les associations utilisatrices (nom, prénom du ou des conducteurs), etc. ; e) le carnet de suivi d'entretien du véhicule depuis son achat et en cas de dégradation, les factures de réparations, etc. ; 2) la convention complète mettant à disposition du collège de Suippes du personnel communal (pompiers bénévoles, ouvriers des ateliers municipaux) encadrant les jeunes sapeurs-pompiers, comprenant notamment les dates et les horaires des interventions ; 3) tous les documents permettant de connaître les dépenses affectées à la réalisation du guide pratique de la commune : a) les devis des imprimeurs présentés en conseil municipal ; b) la délibération du conseil municipal autorisant le maire à effectuer cette réalisation ; c) la facture de cette réalisation comprenant le coût détaillé (projet, devis, impression, imprimeur, etc.) ; 4) les autorisations écrites ou les arrêtés municipaux relatifs aux subventions indirectes dont bénéficie la « société d'éducation populaire » (S.E.P.) : a) l'occupation du domaine public (avenue de Roanne) un dimanche par an pour l'organisation d'un vide-grenier et d'une brocante ; b) l'utilisation à titre gratuit de la salle des fêtes, de l’électricité et de l'eau de ce bâtiment ; c) la mise à disposition gratuite de barrières pour bloquer les axes à l'avenue de Roanne ; d) la mise en place gratuite des barrières par les ouvriers de la ville et la mise à disposition gratuite d'un véhicule ; e) le nettoyage gratuit de la salle des fêtes après la fermeture du vide-grenier et de la brocante. En l’absence de réponse à la date de sa séance, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En application de ces principes, la commission émet un avis favorable à la communication des documents visés au point 1) a), b), c), e), 3) et 4) de la demande, sous réserve qu’ils existent. La commission estime également que les documents mentionnés aux points 1) d) et 2), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des dispositions combinées des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation de toute mention permettant d'identifier individuellement les agents concernés et plus généralement des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication de ces documents. A toutes fins utiles, elle précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.