Avis 20191855 Séance du 28/11/2019

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 mars 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Dugny à sa demande de communication des documents suivants : 1) le listing des agents titulaires et non titulaires des catégories A, B et C de la mairie au titre des années 2014 à 2017 : a) leurs noms et leurs prénoms ; b) leur grade et la date de nomination ; c) l'échelon et la date de nomination ; d) le service ; e) la date d'entrée dans la fonction publique territoriale; 2) les détails des suivis réalisés par les services techniques quant à la gestion des carburants depuis 2014 ; 3) les factures et/ou bons de commandes concernant l'achat de tous les véhicules légers, poids lourds (neufs et occasions) depuis le 1er janvier 2014 ; 4) les matériels techniques, immatriculés ou non, acquis ou en cours d'acquisition par la collectivité depuis le 1er janvier 2014 tels les remorques, les tondeuses auto portées ; 5) les contrats de location et la liste des véhicules loués ; 6) l'arrêté municipal définissant la liste des véhicules de services et de fonctions ; 7) les compte-rendus des CT ; 8) les balances budgétaires. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers, tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ou par d'autres textes sur la mise en œuvre desquels la commission est compétente pour émettre un avis, dès lors que ce droit est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Après avoir pris connaissance des observations de l’administration, la commission rappelle, ensuite, qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les nom, prénom, service et date d'embauche de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En outre, la commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En application de ces principes, la commission estime que les documents administratifs visés au point 1) de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à la condition que la liste demandée puisse être établie au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. La commission rappelle également qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet en conséquence un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 2) à 6) et 8) de la demande. Enfin, la commission considère que les comptes rendus du comité technique visés au point 7), sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions de ces documents couvertes par les secrets protégés par l'article L311-6 du même code, notamment celles portant un jugement de valeur ou relatives à la vie privée de tiers. Elle émet, en conséquence, un avis favorable sur ce point. Elle prend note de ce qu’une partie de ces documents ont été communiqués à Madame X et de l'intention du maire de la commune de Dugny de satisfaire l'ensemble de la demande.